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Guidance note

Garantías de la calidad de los datos

Requisito 4.9 del EITI

Esta nota ofrece orientación a los grupos multipartícipe sobre garantías de la calidad de los datos.

Applicable EITI Standard
2016
July 2016

Resumen

El Estándar EITI busca garantizar un proceso de elaboraciónde informes EITI creíble que produzca datos fiables. Si bien las cuestiones relativas a la calidad de los datos son relevantes para todos los aspectos de la Implementación EITI,HideLos Requisitos EITI relativos al aseguramiento de los datos hacen referencia a los datos financieros divulgados de conformidad con el Requisito 4. No obstante, la Validación también analiza cualquier debate del GMP relativo a la garantía de la fiabilidad de la información divulgada de conformidad con los Requisitos 2, 3, 5 y 6, y si existe cualquier brecha en la fiabilidad de la información proporcionada (véase la Guía de Validación del EITI). el Estándar EITI hace especial hincapié en si los datos sobre los pagos de las empresas y los ingresos del gobierno (dentro del alcance de los informes EITI) están sujetos a auditorías independientes y fiables, en las que se aplican las normas internacionales de auditoría. Para lograrlo, el EITI busca sumarse a los sistemas de garantía y auditoría existentes en gobierno e industria, y promover la adhesión a normas y prácticas internacionales. En países con sistemas deficientes de aseguramiento y auditoría (en el gobierno y/o en la industria), los Informes EITI pueden jugar un papel clave en la identificación de dichos problemas, fomentando reformas y monitoreo del progreso. En países con sistemas sólidos de garantía y auditoría, los procedimientos de elaboraciónde Informes EITI no deberían duplicar controles internos existentes o imponer requisitos de publicación de información que lleven demasiado tiempo. Los requisitos detallados se exponen en el Requisito 4.9 y en los Términos de Referencia estandarizados para Administradores Independientes.
 
Como punto de partida, el EITI requiere que se evalúe si los pagos de las empresas y los ingresos del gobierno están sujetos a auditorías independientes y fiables, en las que se aplican las normas internacionales de auditoría (Requisito 4.9a)HideCuando esta evaluación concluya que existe (i) la divulgación rutinaria de los datos requeridos por el Estándar EITI y con el detalle requerido, y (ii) que los datos financieros estén sujetos a auditorías independientes y creíbles que apliquen los estándares internacionales, el grupo de multipartícipes puede pedir al Consejo que se apruebe la incorporación de la implementación del EITI en los sistemas nacionales. Existen materiales de orientación independientes para el procedimiento de integración. . Dicha evaluación tiene dos funciones. En primer lugar, en muchos países esta evaluación ha identificado deficiencias en las prácticas de garantía y auditoría, y ha llevado a los GMPs a formular recomendaciones para reforzar esta tarea. Así es posible llevar a cabo un seguimiento de la adopción de estas recomendaciones y el progreso general en el refuerzo de los sistemas de garantía y auditoría a través de los sucesivos Informes EITI. En segundo lugar, la evaluación aporta información para las deliberaciones del GMP acerca de la garantía de producción de datos fiables en el proceso de elaboración de informes EITI.
 
Los Términos de Referencia estandarizados para Administradores Independientes incluyen provisiones detalladas con respecto a la garantía de la calidad de los datos que se deben abordar de manera exhaustiva. En muchos casos, el Administrador Independiente propondrá al GMP para su revisión y aprobación, procedimientos de garantía de calidad. Las decisiones a adoptar con respecto a la garantía de la calidad de los datos requieren una atención meticulosa por parte del GMP. Dichas deliberaciones deberán estar bien documentadas, incluyendo las opciones consideradas y las bases para el procedimiento acordado. La atención insuficiente y una deficiente documentación de estos aspectos ha sido una causa habitual de incumplimiento con el Estándar. 

Esta nota ofrece orientación a los grupos de multipartícipes (GMP) acerca del cumplimiento de estos requisitos. Sugiere cuatro pasos clave: (1) revisar las prácticas de garantía y auditoría; (2) acordar las garantías a proporcionar por parte de las entidades declarantes al Administrador Independiente; (3) documentar las deliberaciones del GMP; y (4) evaluar el cumplimiento con los procedimientos de garantía de calidad y la importancia relativa de cualquier omisión. La sección final (5) aborda la Validación de las provisiones de garantía de la calidad de los datos. 
 


Cómo poner en práctica el requisito 4.9

Paso 1

Revisar las prácticas de garantía y auditoría 


El Estándar EITI (Requisito 4.9) busca sumarse a los sistemas de garantía y auditoría existentes en gobierno e industria y promover la adhesión a las mejores prácticas internacionales. La plantilla TdR para Administradores Independientes (Sección 1.2.3) requiere una evaluación de los sistemas de garantía y auditoría en gobierno e industria y la utiliza como información para el diseño del proceso de creación de informes EITI.HideEste procedimiento no es nuevo. Se exigió de manera explícita de conformidad con el Requisito 5.2.b del Estándar EITI (2013) y se ha incorporado ahora a los Términos de Referencia para Administradores Independientes (Sección 1.2.3) disponibles en el siguiente enlace Un requisito incluido en la sección 4.2.f de la plantilla TdR para Administradores Independientes es que los informes EITI documenten si los estados financieros de todas las compañías y entidades gubernamentales participantes fueron sometidos a una auditoría en el/los año(s) fiscal(es) que abarca el Informe EITI, divulgando cualquier brecha o deficiencia detectadas. Esto ofrece una información contextual esencial acerca de la fiabilidad de los datos. En sistemas deficientes de garantía y auditoría (tanto públicos como privados), el diseño de los procedimientos de garantía de calidad del EITI puede ayudar a reforzar los sistemas gubernamentales y servir como herramienta de diagnóstico para reformas. En países con sistemas sólidos (tales como Noruega, Figura 3), esto evita la duplicación de los procesos de garantía, y reconoce y refuerza la adhesión a las mejores prácticas. 

Revisión de requisitos / reglas: el primer paso es considerar la legislación, normativas e instituciones relevantes responsables de la supervisión de la auditoría de las compañías y entidades gubernamentales declarantes. La responsabilidad relativa a la auditoría de las cuentas del sector público recae por lo general en una Oficina del Auditor General independiente (o Cours des Comptes, en países francófonos; o Contraloría, en países hispanohablantes). Existen típicamente dos tipos de regímenes de auditoría para las empresas extractivas de titularidad privada. Habitualmente se exige a las compañías que cotizan en las bolsas la publicación de estados financieros auditados, normalmente accesibles en línea. Las normas aplicables a las compañías de titularidad privada difieren según el país, sin embargo la mayor parte de las jurisdicciones exige auditorías externas a las compañías que superan un determinado límite de facturación. Los procedimientos de auditoría para las empresas de titularidad estatal también varían: en países en los que la empresa de titularidad estatal registrada como sociedad de derecho privado, ésta tiende a ser auditada por auditores externos; en otros el Auditor General del Estado tiene a menudo jurisdicción, como en el ejemplo de Myanmar de la Figura 1. 

Preguntas de orientación:

  • ¿Se especifica en leyes y normativas que las cuentas del sector público (ministerios del gobierno, organismos reguladores independientes, empresas de titularidad estatal) deben ser auditadas? 
  • ¿Qué institución es la responsable de la auditoría de entidades gubernamentales participantes en la creación de informes EITI? ¿Es la misma agencia la que audita a las empresas de titularidad estatal y a las entidades gubernamentales, o se recurre a auditores externos? 
  • ¿Cuáles son los requisitos legales y normativos aplicables a las compañías de titularidad privada? ¿Cuáles son los requisitos para las compañías que cotizan en bolsa? 
  • ¿Con qué frecuencia se llevan a cabo las auditorías exigidas, tanto para entidades gubernamentales como para compañías? 
  • ¿Se exige la divulgación pública de los informes de auditoría? En caso afirmativo, ¿dónde?
  • ¿Qué diferencias existen entre las normas nacionales y las mejores prácticas internacionales? 
  • ¿Cuál es la base (en valores de caja o en valores devengados) para las cuentas auditadas de entidades gubernamentales y compañías extractivas? ¿Es la misma que la utilizada para la elaboración de informes EITI (normalmente, pero no siempre, en valores de caja)? 
  • ¿Están previstas o en curso reformas con respecto a las normas de auditoría? 

Evaluación de la práctica: el segundo paso es evaluar la práctica real en comparación con los requisitos legales. En varios países implementadores (por ejemplo, la República Democrática del Congo (Figura 2), Mauritania, Senegal), el Auditor General ha acumulado atrasos de varios años con respecto a las auditorías del sector público y no había auditado las cuentas relativas a las entidades gubernamentales declarantes en el año que abarcaba la revisión. De manera similar, muchas de las compañías que aportan información en los países implementadores del EITI no cuentan con estados financieros auditados. Los GMP deberían considerar si dichas prácticas son conformes con los requisitos legislativos, una evaluación que será de utilidad en el diseño de los procedimientos de garantía de calidad.

Preguntas de orientación: 

  • ¿Se han auditado los estados financieros de las compañías y entidades gubernamentales participantes en el/los año(s) fiscal(es) que abarcan los informes EITI?  (Las discrepancias en la práctica podrían sentar la base para valiosas recomendaciones).
  • ¿Se encuentran todos los estados financieros de las entidades declarantes a disposición del público? En caso afirmativo, ¿dónde?
  • ¿Cuáles son las otras desviaciones más importantes con respecto a los requisitos legislativos para los procedimientos de auditoría tanto en las entidades gubernamentales como en las compañías? 
  • ¿Cuál ha sido el impacto sobre la práctica real de cualquier reforma reciente con respecto a la auditoría?
  • ¿Qué grado de eficacia presentan las prácticas de auditoría actuales tanto para entidades gubernamentales como para compañías? ¿Podría algún cambio en las prácticas actuales mejorar la eficacia? 

Una explicación concisa de estas reglas y requisitos, incluyendo enlaces a información adicional existente a disposición del público, es a menudo una característica útil en los Informes EITI. Se recomienda que el Informe EITI incluya un resumen de los resultados y (cuando corresponda) recomendaciones de reforma para abordar estas cuestiones. En caso contrario, el GMP debería garantizar que los resultados de la revisión de las prácticas de garantía y auditoría se encuentren a disposición del público en otros lugares. 

Paso 2

Acordar las garantías a proporcionar por parte de las entidades declarantes al Administrador Independiente

Basándose en la evaluación previa de los requisitos legales de garantíagarantía y auditoría y la práctica real, se recomienda al GMP analizar distintas opciones para la garantía de la calidad dependiendo de si todas las entidades declarantes han llevado a cabo una auditoría de sus estados financieros con respecto al/a los año(s) que abarca la revisión. Los procedimientos de garantía de calidad propuestos deberían detallarse en los Términos de Referencia para Administradores Independientes y confirmarse en la fase inicial, conforme a la Sección 1.3.3 de la plantilla de TdR para el Administrador Independiente. Tal y como se detalla en los TdR: “El Administrador Independiente debería ejercer su criterio y aplicar los estándares profesionales internacionales adecuados para elaborar un procedimiento que permita sustentar un Informe EITI completo y fiable”. De modo que mientras que el GMP puede proponer un enfoque para la garantía de la calidad con respecto a las entidades declarantes, no es necesario que el Administrador Independiente adopte la propuesta si esta se considera insuficiente en el cumplimiento de los estándares profesionales internacionales correspondientes.

El GMP debería también decidir líneas claras de responsabilidad para la recopilación de la información contextual en la creación de informes EITI, garantizando una atribución / mención de fuentes adecuada y acorde con respecto a todas las estadísticas incluidas. Adicionalmente debería tener en cuenta provisiones para la salvaguarda de la confidencialidad de la conciliación previa de la información del EITI, junto con el Administrador Independiente, de conformidad con la Sección 1.2.6 de los TdR para el Administrador Independiente, que exige que el informe inicial “confirme las plantillas para la presentación de información y todos los procedimientos o las disposiciones referidas a la protección de información confidencial”.  

En los Términos de Referencia estándar para Administradores Independientes publicados en el sitio web de la EITI se incluyen varios ejemplos de garantías de calidad. Dependiendo de las prácticas de auditoría y del nivel de fiabilidad de datos deseado, el Administrador Independiente, con la aprobación del GMP, puede considerar exigir a las entidades declarantes alguno o la totalidad de los siguientes requisitos: 

  • “Que un funcionario de alto rango de la compañía o del gobierno de cada entidad declarante certifique que el formulario de presentación de información es un registro completo y exacto.
  • Que las compañías adjunten una carta de confirmación de su auditor externo que certifique que la información presentada es completa y que concuerda con los estados financieros auditados. El grupo de multipartícipes puede decidir realizar cualquiera de estos procedimientos por etapas, de modo que la carta de confirmación se pueda integrar en el programa de trabajo habitual del auditor de la compañía. En los casos en los que algunas compañías no estén obligadas por ley a tener un auditor externo y, por lo tanto, no puedan proporcionar las garantías mencionadas, se deberá indicar esta situación claramente y señalar si hay alguna reforma planificada o en marcha.
  • Cuando sea pertinente y factible, se podrá exigir que las entidades gubernamentales declarantes obtengan un certificado de la exactitud de las declaraciones del gobierno por parte de su auditor externo o equivalente”.

a) Garantías procedentes de las entidades gubernamentales declarantes

En algunos países implementadores, en los que el Auditor General acumula atrasos en el cumplimiento de sus obligaciones legales, el GMP ha colaborado con el departamento de auditoría del Ministerio de Finanzas (o Inspection Générale des Finances en los países francófonos) para la certificación de la elaboración de informes EITI por parte de entidades gubernamentales. Véase por ejemplo el caso de la República Democrática del Congo en la Figura 5 a continuación. Sin embargo, la falta de autonomía constitucional de la Oficina del Auditor General se traduce en que tales medidas deberían ser de carácter provisorio, pendientes de un regreso de la Oficina del Auditor General a sus actividades establecidas por la ley. El GMP puede querer considerar el modo en que el proceso EITI puede ayudar a dirigir y apoyar el desarrollo de dicha capacidad. Se recomienda también que el GMP mantenga contacto estrecho con la Oficina del Auditor General, algo que se refleja en el ejemplo de la Figura 4 relativo a Mongolia. 

De igual forma se recomienda al GMP tener en cuenta las bases contables en las que se basan las auditorías anuales y la elaboración de informes EITI respectivamente. Cuando por ejemplo una empresa es auditada sobre una base de valores devengados pero la elaboración de informes EITI se lleva a cabo sobre una base de valores de caja, entonces la persona que certifica las plantillas para la creación de informes está certificando que la publicación de información basada en valores de caja concuerda con las cuentas basadas en valores devengados de la compañía

b) Garantías procedentes de las empresas declarantes

A la vista de los resultados de su evaluación de las prácticas de auditoría, el Administrador Independiente debería proponer procedimientos de garantía adecuados para las declaraciones de compañías y gobierno para su revisión y aprobación por parte del GMP. En el desarrollo de los procedimientos de garantía, el Administrador Independiente y el GMP deberían considerar si los estados financieros auditados de las empresas se recopilan sobre la base de valores devengados o de valores de caja. En lo que respecta a las empresas cuyos estados financieros correspondientes al periodo objeto de revisión no hayan sido auditados externamente (conforme a los estándares internacionales), el Administrador Independiente y el GMP tendrán que acordar procedimientos de garantía adecuados que garanticen la credibilidad de los datos. En algunos casos se podría considerar un “enfoque de dos etapas”. En lo que respecta a las empresas cuyos estados financieros hayan sido auditados en el/los año(s) que abarca la revisión, el GMP puede considerar una mayor flexibilidad a la hora de decidir si exige o no, por ejemplo, una certificación de las plantillas para la elaboración de informes EITI por parte de auditores externos.

Los procedimientos de garantía relativos a la realziación de informes por parte de empresas de titularidad estatal varían según el país, dependiendo de si la entidad es auditada por el Auditor General del Estado o por un auditor externo privado. El Administrador Independiente debería proponer un enfoque para su revisión y aprobación por parte del GMP. Por ejemplo, el Informe EITI de 2014 de Azerbaiyán incluye un enfoque basado en muestreo de auditoría ajustado por riesgo de pagos específicos de las entidades declarantes (Figura 9 a continuación). 

Los procedimientos de garantía varían entre los distintos países implementadores, desde la ratificación por parte de un funcionario de alto rango en Filipinas, donde se auditaron los estados financieros de todas las compañías declarantes con respecto al año objeto de revisión (Figura 7), hasta Mali, donde se exige una ratificación por parte de auditores externos de las compañías (Figura 8).

Paso 3

Documentar la evaluación de los procesos de auditoría, las opciones consideradas al desarrollar procedimientos de garantía de calidad, y las bases para las garantías acordadas

Las discusiones del grupo de multipartícipes (GMP) acerca de los procesos de auditoría y los procedimientos de garantía de calidad del EITI deberían quedar claramente documentadas en las memorias de reunión del GMP (requisito 1.4.b.viii), reflejadas en los Términos de Referencia para el Administrador Independiente (Requisito 4.9.b.iii), e incluidas en el informe inicial, el borrador de informe y el informe final del Administrador Independiente de conformidad con los TdR. En la Figura 10 se incluye un ejemplo extraído del informe del Reino Unido.

Paso 4

Evaluar el cumplimiento de los procedimientos de garantía de calidad y la importancia relativa de cualquier omisión

Tras la recopilación de los datos, el Administrador Independiente debería proporcionar:

“una evaluación de si todas las compañías y las entidades gubernamentales comprendidas en el alcance acordado del proceso de presentación de información al EITI proporcionaron la información solicitada. El Informe EITI deberá revelar toda brecha o deficiencia en la presentación de información al Administrador Independiente, incluido el nombre de cualquier entidad que haya omitido cumplir con los procedimientos acordados, y una evaluación de si es probable que esto pueda haber tenido un efecto significativo sobre la integridad del informe”.
(Sección 4.2.e de los TdR para el Administrador Independiente).

Adicionalmente, uno de los objetivos centrales del proceso de creación de informes EITI es la provisión por parte del Administrador Independiente de una evaluación “sobre la integridad y la fiabilidad de los datos (financieros) presentados, incluido un resumen informativo de la tarea realizada por el Administrador Independiente y las limitaciones de la evaluación proporcionada” (Sección 4.2c de los TdR para el Administrador Independiente).

Asimismo se recomienda al GMP que se asegure de incluir en el Informe EITI un resumen de las tareas realizadas por el Administrador Independiente relativas a la fiabilidad de los datos, detallando claramente las limitaciones de la evaluación proporcionada.

El GMP y el Administrador Independiente pueden querer hacer uso de la revisión de los requisitos legislativos de auditoría y la evaluación de las prácticas y la experiencia práctica para formular recomendaciones relativas a estas cuestiones. Las mencionadas recomendaciones pueden variar desde recomendaciones centradas específicamente en la mejora de la calidad de los datos del EITI hasta recomendaciones centradas en unas reformas más amplias de los procedimientos de garantía y auditoría.

Cuando se hayan incluido recomendaciones relativas a la garantía de la calidad de los datos en anteriores Informes EITI, el GMP debería incluir el progreso con respecto al seguimiento e implementación de dichas recomendaciones como parte del Informe de Progreso Anual (Requisito 7.4.a.iii).

Paso 5

Validación de los procedimientos de garantía de la calidad de los datos

Se exige a los países implementadores del EITI el cumplimiento de unos requisitos mínimos de fiabilidad con respecto a los datos durante la Validación, de conformidad con el Requisito 8.3.c.i del Estándar EITI de 2016: “Cuando un país no llegue a alcanzar un progreso significativo con respecto a la calidad de los datos (4.9) y la exhaustividad de los mismos (4.1), se exigirá al grupo de multipartícipes la publicación de un plan de acción sujeto a un calendario para abordar las deficiencias en la fiabilidad y exhaustividad de los datos. En ulteriores Validaciones se tendrá en cuenta el progreso obtenido con la implementación del plan mencionado.”

Dicha provisión refuerza aún más la importancia de una mayor y más minuciosa atención a estas cuestiones a lo largo del proceso de creación de informes.

Requirement
4.9