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Orientación

Procedimientos de Validación

Procedimientos de validación de los países implementadores EITI

Applicable EITI Standard
2019
June 2022

El procedimiento de Validación relata cómo se llevan a cabo las Validaciones.

Aprobado por el Consejo EITI el día 24 de diciembre 2020. 


Contenido

Procedimiento de Validación EITI

  1. Preparación para la Validación
  2. Análisis de la información y evaluación preliminar
  3. Comentarios de las partes interesadas
  4. Revisión del Consejo

Anexo A: Roles y responsabilidades

Anexo B: Procedimiento para incorporar a expertos externos

Anexo C: Calendario de Validación


Procedimiento de Validación EITI

El procedimiento de Validación previsto en el Estándar EITI 2019 (Capítulo I, Sección 5) se modifica del siguiente modo:

La Validación evaluará el progreso en la implementación de uno o más de los siguientes componentes del Estándar EITI: la participación de las partes interesadas (Requisitos 1.1 a 1.4), la transparencia (Requisitos 2 a 6) y los resultados e impacto (Requisitos 1.5 y 7). Los componentes evaluados en la Validación se determinan en función del resultado de la Validación anterior y el cronograma de Validación establecido por el Consejo EITI.

1. Preparación para la Validación.

Antes del comienzo de la Validación, el grupo multipartícipe (GMP) supervisa la recopilación de los datos y documentos que ofrecen pruebas del abordaje de cada Requisito EITI dentro del (o de los) componente(s) que se están evaluando, utilizando, para ello, las plantillas aprobadas por el Consejo. Esta labor puede realizarse con ayuda, por ejemplo, del secretariado nacional, un consultor o el Administrador Independiente. Existe una nota guía sobre la preparación para la Validación. Se alienta a los GMP a que utilicen las plantillas de Validación como parte regular de su ciclo de implementación con vistas a reforzar la supervisión del GMP de todos los aspectos del proceso EITI. Se alienta a los GMP a que compartan con el Secretariado Internacional los borradores de sus plantillas de Validación para recibir comentarios y asesoramiento previo al comienzo de la Validación. Los comentarios del Secretariado Internacional deben ser registrados en los borradores de las plantillas como guía adicional a los GMP en la preparación de la Validación. 

El equipo del país del Secretariado Internacional brindará orientación (véase el Anexo A para conocer más detalles acerca de la distribución de roles dentro del Secretariado Internacional). Esta ayuda puede suponer la realización de una misión al país antes de la Validación, a la cual puede unirse un/a miembro del equipo de Validación a fin de consultar a las partes interesadas y ofrecer información sobre el proceso de Validación. Toda consulta debería procurar las opiniones de los representantes de cada uno de los grupos constituyentes de manera equilibrada.

La carga de demostrar el progreso alcanzado y ofrecer pruebas recae sobre los países implementadores. El secretariado nacional debe recopilar los documentos y demás fuentes que demuestren el cumplimiento utilizando, para ello, las plantillas aprobadas por el Consejo que suministra el Secretariado Internacional. En la segunda Validación y las subsiguientes, se alienta al GMP a centrar su atención en demostrar el progreso alcanzado en el abordaje de las medidas correctivas.

El expediente presentado por el GMP debería incluir referencias claras a documentos que estén disponibles públicamente e información sobre cómo acceder a ellos. En los casos de documentos fuente que no sean de acceso público (p. ej. actas de reuniones del GMP, TdR), estos deberían presentarse como un anexo. Asimismo, se invita a las partes interesadas a preparar toda otra documentación que consideren pertinente, incluido lo referente a iniciativas para avanzar más allá de lo establecido en el Estándar EITI.

El GMP debe completar y remitir al Secretariado Internacional las plantillas de recolección de datos y documentación antes del inicio de la Validación.

Con anterioridad a la Validación, el Secretariado Internacional emite una convocatoria a presentar opiniones sobre la participación de las partes interesadas en el EITI. Esta convocatoria a opinar es de carácter público y se comparte con el GMP y demás partes interesadas pertinentes.

El Comité de Validación puede, además, incorporar a un experto externo para que preste colaboración en relación con cualquier aspecto del Estándar EITI en Validaciones específicas (véase el Anexo B para conocer más detalles).

2. Análisis de la información y evaluación preliminar.

El equipo de Validación del Secretariado Internacional analiza la información presentada por el GMP, así como las respuestas a la convocatoria a opinar sobre la participación de las partes interesadas. La composición del equipo de Validación se comunicará al GMP y al secretariado nacional. 

El equipo de Validación propone una evaluación preliminar de cada Requisito EITI, así como los indicadores de efectividad y sostenibilidad, siguiendo la Guía para la Validación. El equipo de Validación propone medidas correctivas para aquellos requisitos respecto de los cuales se hayan detectado carencias o las pruebas no basten para demostrar que el requisito se ha cumplido plenamente. Si el equipo de Validación conoce alguna fuente de acceso público pertinente en donde se aborden estas carencias, lo destacará en el borrador de la evaluación.

En la segunda Validación y las subsiguientes, la evaluación se centrará en las medidas correctivas establecidas en la anterior Validación, los eventuales indicios de regresiones, las innovaciones, los esfuerzos para implementar los aspectos del Estándar EITI que se alienta a poner en práctica, y la efectividad y sostenibilidad de la implementación.

El equipo de Validación del Secretariado ofrecerá al GMP la posibilidad de debatir las conclusiones preliminares en una teleconferencia. El equipo de Validación puede efectuar consultas virtuales selectivas con las partes interesadas durante esta etapa, consultar al equipo del país del Secretariado Internacional o recurrir a expertos externos para obtener más información. En situaciones excepcionales, especialmente si existen preocupaciones graves acerca de la participación de las partes interesadas, el equipo de Validación puede visitar el país para realizar consultas en persona y procurar más información.

El equipo de Validación elabora una evaluación en versión borrador donde sintetiza el progreso alcanzado en la implementación de los Requisitos EITI asociados al (o a los) componente(s) que se está(n) evaluando. El borrador de la evaluación, la documentación subyacente y las observaciones sobre la participación de las partes interesadas se comparten con el GMP y el Comité de Validación del Consejo EITI a título informativo.

3. Comentarios de las partes interesadas.

Se invita al GMP a presentar pruebas adicionales y otras observaciones sobre la evaluación preliminar del Secretariado dentro de un plazo de cuatro semanas desde la recepción del documento en el idioma de trabajo local. El Coordinador Nacional (CN) debe reunir los comentarios del GMP y las pruebas adicionales en un archivo y remitirlos al Secretariado Internacional. Se alienta al CN a presentar en forma adjunta a los comentarios las actas de la(s) reunión(es) del GMP en donde se debatieron y adoptaron los comentarios. En circunstancias excepcionales, las partes interesadas pueden comunicarse directamente con el Secretariado Internacional para ofrecer sus comentarios.

Se espera que el equipo de Validación del Secretariado Internacional examine todas las presentaciones de las partes interesadas recibidas dentro del plazo establecido de cuatro semanas y dé una respuesta al GMP. Se espera que el Secretariado pondere los comentarios adoptados por el GMP por encima de aquellos formulados por los grupos constituyentes o partes interesadas en forma individual. No obstante, deberían contemplarse las posibles limitaciones a la capacidad de las partes interesadas de conseguir que su postura se vea reflejada en la presentación del GMP. El Secretariado puede solicitar más información a las partes interesadas según lo estime necesario.

En la evaluación final del Secretariado se tendrá en cuenta toda información referida a divulgaciones o hechos posteriores al inicio de la Validación, siempre que se haga alusión a ella en las observaciones avaladas por el GMP y que afecte de forma sustancial la evaluación. Si algún grupo constituyente o parte interesada individual presenta información sobre hechos nuevos, esta se remitirá al Comité de Validación, pero no se tendrá en cuenta en la evaluación del Secretariado. Las declaraciones recibidas con posterioridad al período previsto para los comentarios del GMP no se tendrán en cuenta.

4. Revisión del Consejo.

La evaluación final, así como toda la documentación subyacente, se someterá al Comité de Validación para su revisión. El Comité de Validación tendrá en cuenta la presentación del experto externo eventualmente designado para prestar colaboración, y podrá encomendar al Secretariado Internacional la realización de consultas adicionales.

El Consejo no tendrá en cuenta los hechos posteriores al inicio de la Validación que no hayan sido incluidos en las observaciones del GMP, salvo que haya pruebas recientes que demuestren un considerable deterioro o mejora con respecto a uno o más requisitos referentes a la participación de las partes interesadas (1.1. a 1.3).

El Comité de Validación formulará una recomendación al Consejo EITI respecto del progreso del país en el abordaje de los Requisitos EITI, el desempeño en cuanto a los indicadores de sostenibilidad y efectividad, el momento de realización de la siguiente Validación y, cuando corresponda, las medidas correctivas requeridas.

El Consejo EITI determinará la evaluación de cada Requisito EITI y las consecuencias de la Validación, de conformidad con los Artículos 4 y 5 del Estándar EITI.

Los documentos relacionados a la Validación se consideran confidenciales hasta que el Consejo haya adoptado una decisión. Se alienta a los miembros del Consejo a comunicarse con las partes interesadas locales de sus respectivos grupos para conocer sus opiniones, sin compartir los documentos del Consejo de carácter confidencial.

Una vez que el Consejo haya adoptado una decisión, los documentos se harán públicos. El Comité de Validación considerará los pedidos de las partes interesadas para que los comentarios sean tratados de manera confidencial. Conforme al Artículo 10 del Capítulo 4 del Estándar EITI 2019, un país implementador puede solicitar al Consejo que revise su decisión referida a la Validación.

 

Anexo A: Roles y responsabilidades

A efectos de garantizar que la Validación sea independiente de la asistencia para la implementación brindada por el Secretariado Internacional, se mantendrá la siguiente distribución de roles:

  • Equipo del país: el equipo del país del Secretariado Internacional ofrece asistencia para la implementación en forma regular al país que se está evaluando. Como parte de esta ayuda, proporciona orientación al GMP y al secretariado nacional en la labor de recopilar la documentación antes del comienzo de la Validación. El Secretariado Internacional no realiza una validación preliminar de los países y no puede brindar garantías sobre el resultado de la Validación. El equipo del país puede consultar al equipo de Validación y a expertos temáticos del seno del Secretariado al momento de asesorar al país. Se reconoce que el equipo nacional es quien tiene el nivel de conocimiento más profundo acerca del país que se está evaluando y su implementación del EITI dentro del Secretariado Internacional. El equipo de Validación debería servirse de este conocimiento especializado para garantizar que su evaluación se realice de forma plenamente informada.

  • Equipo de Validación: al menos tres meses antes de la fecha de inicio prevista para cada Validación, se establece la conformación de un equipo de Validación. La composición de este equipo se comunica al GMP y al secretariado nacional. El equipo está integrado por entre uno y tres miembros del personal del Secretariado Internacional que cuenten con la pericia y las habilidades lingüísticas necesarias para llevar a cabo la evaluación y que no hayan integrado el respectivo equipo nacional durante el período que se está evaluando en la Validación.

El equipo de Validación revisa la documentación recopilada por el GMP y propone una evaluación de cada Requisito EITI, además de responder a las observaciones del GMP. El equipo del país puede pedir asesoramiento al equipo de Validación a la hora de ayudar al país a prepararse para la Validación. El equipo de Validación debería consultar al equipo del país al momento de realizar la evaluación, a fin de comprender mejor el contexto. El equipo de Validación puede brindar asistencia para el desarrollo de la visita del equipo nacional al país antes de la Validación o después de su inicio con el fin de consultar a las partes interesadas y/o alentar el progreso en la implementación. Durante estas misiones, deberían explicarse claramente a las partes interesadas los roles específicos de los miembros del equipo nacional y el equipo de Validación. La calidad del trabajo del equipo de Validación es garantizada por un miembro del personal de rango superior.

Asimismo, el Comité de Validación puede designar expertos externos para que den su opinión sobre la evaluación. Con el fin de garantizar que la Validación se complete dentro del plazo previsto, el Comité de Validación procurará identificar aquellas Validaciones venideras que requieran la colaboración de un experto externo en su plan de trabajo. Los criterios y el procedimiento para invitar a expertos externos a colaborar con la Validación se definen en el Anexo B. Se alienta a los miembros del Consejo que encabezan las tareas de revisión a que analicen la documentación de la Validación y manifiesten toda inquietud referida a la integridad de la evaluación desarrollada en el Comité de Validación.

 

Anexo B: Procedimiento para incorporar a expertos externos

El Comité de Validación puede designar a expertos externos para que presten colaboración en relación con cualquier aspecto del Estándar EITI en Validaciones específicas. La decisión de incorporar o no a un experto externo la adoptará el Comité de Validación con al menos dos meses de antelación a la fecha de inicio prevista de la Validación y se documentará en el plan de trabajo del Comité. El Consejo EITI establecerá anualmente una partida presupuestaria para la incorporación de expertos externos a la Validación.

Alcance de trabajo del experto externo y resultados

El papel del experto externo es proporcionar información para la evaluación preparada por el Secretariado Internacional y la toma de decisiones del Consejo del EITI. El alcance del trabajo del experto puede abarcar requisitos individuales del EITI o un módulo de varios requisitos interrelacionados. La duración de la asignación variará en función del alcance y la complejidad del mismo. El resultado es un informe que documenta el progreso del país en el cumplimiento de los requisitos pertinentes del EITI y las oportunidades para fortalecer la implementación. El informe del experto contribuirá a la evaluación de Validación preparada por el Secretariado Internacional y se pondrá a disposición del Comité de Validación.

Aporte del Secretariado Internacional al Comité de Validación sobre la posible necesidad de expertos externos

El Secretariado Internacional proporcionará una visión general de las próximas Validaciones al principio de cada año, así como en cada reunión del Comité de Validación, como parte de las actualizaciones del plan de trabajo del Comité. Cuando el apoyo a la implementación o las comunicaciones con las partes interesadas nacionales indiquen posibles deficiencias en la implementación relacionadas con (1) los niveles de compromiso de los grupos representados o (2) temas técnicos de complejidad particular, el Secretariado Internacional alertará por escrito al Comité de Validación de la posible necesidad de contratar a un experto externo para que revise los documentos relacionados con uno o varios requisitos específicos en una próxima Validación.

Presentación de la propuesta de experto externo en la Validación

Cualquier miembro del Consejo o del GMP puede proponer al Comité de Validación que un experto externo participe en su Validación. Dichas solicitudes deben hacerse por escrito al Comité de Validación al menos doce semanas antes del comienzo previsto de la Validación y explicar los motivos de la solicitud y la necesidad de un experto, si es posible con referencia a los seis criterios sobre cómo implicar a un experto externo en la Validación. El Secretariado también puede aconsejar al Comité de Validación que considere la contratación de un experto externo en función de los primeros resultados de la evaluación del Secretariado. El Comité de Validación considerará tales propuestas como parte integrante de su revisión periódica del plan de trabajo del Comité de Validación. El Comité de Validación puede aprobar las decisiones de contratación de expertos externos mediante un circular, siguiendo las recomendaciones del Secretariado.    

La recomendación del Secretariado sobre la necesidad de un experto externo

Al asesorar al Comité de Validación para decidir en qué Validaciones debe participar un experto externo, el Secretariado Internacional tendrá en cuenta los siguientes criterios (1) la complejidad del proceso EITI que se está evaluando, (2) las calificaciones y los resultados de la Validación del país, (3) los retos en la participación de las partes interesadas en el EITI identificados durante la implementación y/o en las calificaciones y tendencias recientes relacionadas con el entorno propicio más amplio, (4) la necesidad de apoyo externo del Secretariado Internacional, (5) las implicaciones presupuestarias y (6) el valor añadido particular de la experiencia externa en el caso en cuestión. El Secretariado Internacional proporcionará una evaluación del cumplimiento de los seis criterios en su presentación de la solicitud escrita de un experto externo al Comité de Validación. El Comité de Validación revisará y aprobará la clasificación de los candidatos a expertos externos realizada por el Secretariado Internacional.

Contratación de un experto externo

A la hora de designar al experto externo se tendrán en cuenta los siguientes criterios: (1) experiencia temática y regional demostrada, (2) conocimiento demostrado del Estándar EITI, (3) reputación de credibilidad y fiabilidad, y (4) capacidad para completar la asignación en el plazo acordado. Una vez que el Comité de Validación haya decidido involucrar a un experto externo en una próxima Validación y haya acordado el alcance temático del trabajo del experto, el Secretariado Internacional llevará a cabo la contratación del experto externo a través de un proceso de contratación internacional abierto. Los miembros del Comité de Validación podrán animar a los posibles expertos a presentar propuestas para esta contratación. El Comité de Validación revisará la lista de candidatos a experto externo, aprobará la selección del experto y los términos de referencia para la asignación. El Comité tendrá en cuenta los posibles conflictos de intereses a la hora de seleccionar al experto.

Calendario de contratación del experto externo

La contratación del experto externo en la Validación se estructura según el siguiente calendario:

Calendario

Actividad

Responsable

Al principio del año y en cada reunión del Comité de Validación

El Secretariado Internacional informa al Comité de Validación sobre la posible necesidad de contratar a un experto externo para la Validación de requisitos específicos.

Secretariado Internacional

Inicio de la Validación - 24 semanas

El Secretariado recuerda al GMP la posibilidad de solicitar un experto externo para un requisito específico en la Validación.

Secretariado Internacional

Inicio de la Validación – mínimo 12 semanas

Propuesta de algún miembro del Consejo o del GMP sobre el nombramiento de un experto externo en Validación, por escrito al Comité de Validación

Miembros del Consejo y GMP

Inicio de la Validación - mínimo 12 semanas

Discusión del Comité de Validación sobre el nombramiento de un experto externo en una Validación específica

Comité de Validación

Inicio de la Validación - mínimo 8 semanas

El Comité de Validación acuerda sobre el nombramiento de un experto externo en una Validación específica y los Términos de Referencia para la contratación del experto

Comité de Validación

Inicio de la Validación - 8 semanas

Contratación del experto externo mediante el lanzamiento de una licitación internacional anunciada en el sitio web del EITI

Secretariado Internacional

Inicio de la Validación - 6 semanas

Preselección de candidatos a expertos externos y entrevistas

Revisión del Comité de Validación y aprobación de los candidatos preseleccionados por el Secretariado Internacional

Secretariado Internacional
Comité de Validación

Inicio de la Validación - 5 semanas

Recomendación del experto externo seleccionado al Comité de Validación para toma de decisión

Secretariado Internacional
Comité de Validación

Inicio de la Validación - 4 semanas

Firma del contrato con el experto externo y actualización al Comité de Validación para su información

Secretariado Internacional

Inicio de la Validación + 4 semanas

Presentación del proyecto de informe por parte del experto externo

Experto externo

 

Anexo C: Calendario de Validación

Momento clave

Parte responsable

Calendario

Recopilación de datos y documentos

El GMP, con ayuda del secretariado nacional y orientación del equipo del país del Secretariado Internacional

Antes del comienzo de la Validación

Apertura de la convocatoria a opinar sobre la participación de las partes interesadas

Equipo de Validación del Secretariado Internacional

Fecha de inicio de la Validación - 4 semanas

Presentación de los datos y documentos al Secretariado Internacional

GMP

Hasta la fecha de inicio de la Validación

Inicio de la Validación

-

Varía según el calendario establecido por el Consejo

Análisis de la información y evaluación inicial

Equipo de Validación del Secretariado Internacional

+ 6 semanas

Traducción de la evaluación inicial

Secretariado Internacional

+ 3 semanas

Plazo para comentarios del GMP

GMP

+ 4 semanas

Finalización de la evaluación del Secretariado

Equipo de Validación del Secretariado Internacional

+ 2 semanas

Culminación de la revisión del Consejo

Comité de Validación, Consejo EITI

+ máximo de 10 semanas

 


EITI Validation procedure

The Validation procedure in the 2019 EITI Standard (Chapter I, Section 5) is amended as follows:

Validation will assess progress in implementing one or several of the following components of the EITI Standard: Stakeholder engagement (Requirements 1.1 to 1.4), Transparency (Requirements 2 to 6) and Outcomes and impact (Requirements 1.5 and 7). The components assessed in the Validation are determined by the outcome of the previous Validation and the Validation schedule established by the EITI Board.

Preparation for Validation

Prior to the commencement of Validation, the multi-stakeholder group (MSG) oversees the collation of data and documentation that demonstrates evidence of addressing each EITI Requirement within the component(s) being assessed, using Board-approved templates. This work may be undertaken with support from, for example, the national secretariat, a consultant or the Independent Administrator. A guidance note on preparing for Validation is available. MSGs are encouraged to use Validation templates as part of their regular implementation cycle with a view to strengthening the MSG’s oversight of all aspects of the EITI process. MSGs are encouraged to share drafts of their Validation templates with the International Secretariat for comment and advice prior to the commencement of Validation. Comments by the International Secretariat should be recorded in the draft templates as additional guidance to MSGs in preparation for Validation.

The International Secretariat’s country team will provide guidance (see Annexe A for details of the division of roles within the International Secretariat). This support may involve a mission to the country ahead of Validation, which a member of the Validation team may join to consult stakeholders and provide information on the Validation process. Any consultations should seek the views of representatives from each constituency in a balanced manner.

The onus is on implementing countries to demonstrate progress and provide evidence. The national secretariat should collate the documentation and other sources that demonstrate adherence using the Board-approved templates provided by the International Secretariat. In second and subsequent Validations, the MSG is encouraged to focus on demonstrating progress in addressing the corrective actions.

The dossier submitted by the MSG should include clear references to publicly available documents and information on how to access them. Where source documents are not publicly available (e.g. MSG meeting minutes, ToRs), these should be provided as an annexe. Stakeholders are also invited to prepare any other documentation they consider relevant, including efforts to go beyond the EITI Standard.

The MSG should submit the completed data collection and documentation templates to the International Secretariat by the commencement of Validation.

Ahead of the Validation, the International Secretariat launches a call for views on stakeholder engagement in the EITI. The call for views is public and shared with the MSG and other relevant stakeholders..

The Validation Committee may also engage an external expert to provide input on any aspect of the EITI Standard on selected Validations (see Annexe B for details).

Review of information and preliminary assessment

The International Secretariat’s Validation team reviews the information submitted by the MSG, as well as responses to the call for views on stakeholder engagement. The composition of the Validation team will be communicated to the MSG and national secretariat.  

The Validation team proposes a preliminary assessment of each EITI Requirement, as well as the effectiveness and sustainability indicators, following the Validation Guide. The Validation team proposes corrective actions for requirements where gaps are identified or evidence is not sufficient to demonstrate that the requirement has been fully met. If the Validation team is aware of a relevant publicly available source that addresses the gaps, it will highlight this in the draft assessment.

In second and subsequent Validations, the assessment will focus on the corrective actions determined in the preceding Validation, any indication of backsliding, innovations, efforts to implement encouraged aspects of the EITI Standard and the effectiveness and sustainability of implementation.

The Secretariat’s Validation team will offer the MSG the opportunity to discuss preliminary findings at a teleconference. The Validation team may undertake targeted virtual stakeholder consultations at this stage, consult the International Secretariat’s country team or draw on external experts to seek further information. In exceptional cases, especially if there are severe concerns related to stakeholder engagement, the Validation team may visit the country to undertake in-person consultations and seek further information.

The Validation team drafts an assessment that summarises progress in implementing the EITI Requirements related to the component(s) being assessed. The draft assessment, the underlying documentation and feedback on stakeholder engagement is shared with the MSG and the EITI Board’s Validation Committee for information.

Stakeholder comments

The MSG is invited to provide further evidence and other feedback on the Secretariat’s preliminary assessment within four weeks from receiving the document in the local working language. The National Coordinator (NC) should compile MSG comments and additional evidence in one file and submit these to the International Secretariat. The NC is encouraged to attach to the comments the minutes of the MSG meeting(s) where the comments were discussed and agreed. In exceptional circumstances, stakeholders may contact the International Secretariat directly to provide comments.

The International Secretariat’s Validation team is expected to review all submissions from stakeholders received within the assigned 4-week period and provide a response to the MSG. The Secretariat is expected to give weight to comments agreed by the MSG over comments from individual stakeholders or constituencies. However, possible limitations to the ability of stakeholders to have their position reflected in the MSG’s submission should be taken into account. The Secretariat may request further information from stakeholders as considered necessary.

Any information on disclosures or developments taking place after the commencement of Validation will be considered in the Secretariat’s final assessment, if it is referred to in the MSG-endorsed feedback and materially affects the assessment. If individual stakeholders or constituencies submit information on new developments, these will be submitted to the Validation Committee but not taken into account in the Secretariat’s assessment. Representations received after the period for MSG comments will not be considered.

Board review

The final assessment and all underlying documentation are submitted to the Validation Committee for review. The Validation Committee shall consider the submission of any external expert appointed to provide input and may commission the International Secretariat to undertake further consultations.

The Board will not consider developments taking place after the commencement of Validation that were not included in the MSG’s feedback, unless there is recent evidence of considerable deterioration or improvement on one or more of the requirements related to stakeholder engagement (1.1 to 1.3).

The Validation Committee will make a recommendation to the EITI Board on the country’s progress in addressing EITI Requirements, performance on the sustainability and effectiveness indicators, the timing of the next Validation and, where applicable, any corrective actions required.

The EITI Board will determine the assessment of each EITI Requirement and the consequences of Validation, in accordance with Articles 4 and 5 of the EITI Standard.

Documents related to the Validation are considered confidential until the Board has reached a decision. Board members are encouraged to reach out to local stakeholders from their constituency to seek their views, without sharing confidential Board documents.

Once the Board has reached a decision, the documents will be made publicly available. The Validation Committee will consider stakeholders’ requests for comments to be treated confidentially. In accordance with Article 10 of Chapter 4 of the 2019 EITI Standard, an implementing country may petition the Board to review its decision related to Validation.


Annexe A: Roles and responsibilities

To ensure the independence of the Validation from implementation support provided by the International Secretariat, the following division of roles will be maintained:

  • Country team: The International Secretariat’s country team provides regular implementation support to the country being assessed. As part of this support, it provides guidance to the MSG and national secretariat in compiling the documentation ahead of the commencement of Validation. The International Secretariat does not pre-validate countries and cannot give assurances about the outcome of Validation. The country team may consult the Validation team and thematic experts within the Secretariat in providing advice to the country. It is recognised that the country team has the deepest knowledge about the country being assessed and its EITI implementation within the International Secretariat. The Validation team should draw on this expertise to ensure that its assessment is fully informed.

  • Validation team: A Validation team is agreed at least three months before the scheduled commencement of each Validation. The composition of the team is communicated to the MSG and the national secretariat. The team consists of one to three International Secretariat staff members who have the necessary expertise and language skills to undertake the assessment and have not been members of the relevant country team during the period being assessed in Validation.

The Validation team reviews the documentation compiled by the MSG and proposes an assessment of each EITI Requirement, and responds to the MSG’s feedback. The country team may seek advice from the Validation team when supporting the country in preparing for Validation. The Validation team should consult the country team when conducting the assessment to gain a better understanding of the context. The Validation team can support the country team’s country visit ahead of Validation or after the commencement of Validation to consult stakeholders and/or encourage progress in implementation. The distinct roles of the members of the country team and the Validation team should be clearly presented to stakeholders during such missions. The Validation team’s work is quality assured by a senior staff member.

Additionally, the Validation Committee may appoint external experts to provide views on the assessment. To ensure the timely completion of Validation, the Validation Committee will seek to identify upcoming Validations that require input from an external expert in its work plan. The criteria and procedure for inviting external experts to provide input to the Validation are defined in Annexe B.  Board members who are lead reviewers are encouraged to review Validation documentation and raise any concerns related to the integrity of the assessment at the Validation Committee.


Annexe B: Procedure for engaging external experts

The Validation Committee may appoint external experts to provide input on any aspect of the EITI Standard on selected Validations. The decision on whether to engage an external expert will be taken by the Validation Committee at least eight weeks before the scheduled commencement of the Validation and be documented in the Committee’s work plan. In exceptional circumstances, the Validation Committee can agree by consensus to the rapid appoint of an external expert outside of the prescribed calendar. The EITI Board will annually establish a budget line for the engagement of external experts in Validation.

External expert’s scope of work and deliverables

The role of the external expert is to provide input to inform the assessment prepared by the International Secretariat and the EITI Board’s decision-making. The scope of the expert’s work may cover individual EITI Requirements or a module of several interlinked requirements. The duration of the assignment will vary depending on scope and complexity of the assignment. The deliverable is a report that documents evidence of the country’s progress in addressing the relevant EITI Requirement(s) and opportunities for strengthening implementation. The expert’s report will provide input to the Validation assessment prepared by the International Secretariat and be made available to the Validation Committee.

International Secretariat input to Validation Committee on potential need for external expertise

The International Secretariat will provide an overview of upcoming Validations at the start of each year as well as at each Validation Committee meeting, as part of updates to the Committee’s work plan. Where implementation support or communications with national stakeholders has indicated potential weaknesses in implementation related to

  1. levels of constituency engagement or
  2. technical issues of particular complexity,

the International Secretariat will alert the Validation Committee in writing of the potential need to engage an external expert to review documents related to specific Requirement(s) in an upcoming Validation.

Submission of proposal for external expert in Validation

Any Board member or MSG may propose to the Validation Committee that an external expert be involved in its Validation. Such requests should be made in writing to the Validation Committee at least twelve weeks before the scheduled commencement of Validation and explain the rationale for the request and the need for an expert, if possible with reference to the six criteria on how to involve an external expert in Validation. The Secretariat may also advise the Validation Committee to consider the engagement of external expert depending on early findings from the Secretariat review. The Validation Committee shall consider such proposals as an integral part of its regular review of the Validation Committee work plan. Decisions for engaging external experts can be approved by the Validation Committee via circular, following recommendations from the Secretariat.  

The Secretariat recommendation on the need for external expert

In advising the Validation Committee on deciding which Validations to involve an external expert, the International Secretariat will consider the following criteria:

  1. the complexity of the EITI process being assessed,
  2. the country’s Validation ratings and findings,
  3. challenges in stakeholder engagement in the EITI identified during implementation and/or in recent ratings and trends related to the broader enabling environment,
  4. the International Secretariat’s need for external support,
  5. budget implications and
  6. the particular added value from external expertise in the case at hand.

The International Secretariat will provide an assessment of the adherence to the six criteria in its presentation of the written request for an external expert to the Validation Committee. The Validation Committee will review and approve the International Secretariat’s ranking of candidates for external experts.

Procurement of external expert

The following criteria will be considered when appointing the external expert:

  1. demonstrated relevant thematic and regional expertise,
  2. demonstrated knowledge of the EITI Standard,
  3. a reputation for credibility and trustworthiness, and
  4. ability to complete the assignment in the agreed timeframe.

Once the Validation Committee has decided to involve an external expert in an upcoming Validation and has agreed the thematic scope of the expert’s work, the International Secretariat will conduct procurement of the external expert through an open international procurement process. Validation Committee members may encourage potential experts to submit proposals for this procurement. The Validation Committee will review the list of applicants for external expert, approve the selection of the expert and the terms of reference for the assignment. The Committee will consider potential conflicts of interest in selecting the expert.

Timeline of external expert engagement

The engagement of the external expert in Validation is structured according to the following timeline:

Timeframe

Activity

Responsible party

At the start of the year and at every Validation Committee meeting

International Secretariat update to the Validation Committee on potential need to engage external expert in Validation of specific Requirement(s)

International Secretariat

Start of Validation – 24 weeks

Secretariat reminds MSG of the possibility of requesting external expert for specific Requirement in Validation

International Secretariat

Start of Validation – minimum 12 weeks

Board member or MSG proposal on the appointment of an external expert in Validation, in writing to the Validation Committee

Board members and MSGs

Start of Validation – minimum 12 weeks

Validation Committee discussion of the need to appoint an external expert in a specific Validation

Validation Committee

Start of Validation –  minimum 8 weeks

Validation Committee agreement on the appointment of an external expert in a specific Validation and the Terms of Reference for the expert’s engagement

Validation Committee

Start of Validation – 8 weeks

Recruitment of external expert through the launch of an international tender advertised on the EITI website

International Secretariat

Start of Validation – 6 weeks

Short-listing of external expert candidates and interviews
Validation Committee review and approval of candidates short-listed by the International Secretariat

International Secretariat
Validation Committee

Start of Validation – 5 weeks

Recommendation of the selected external expert to the Validation Committee for decision

International Secretariat
Validation Committee

Start of Validation – 4 weeks

Signature of contract with external expert and update to the Validation Committee for information

International Secretariat

Start of Validation + 4 weeks

Submission of draft report by external expert

External expert


Annexe C: Validation timeline

Milestone

Responsible party

Timeline

Compilation of data and documentation

MSG, with support from the national secretariat and guidance from International Secretariat country team

Prior to the commencement of Validation

Call for views on stakeholder engagement launched

International Secretariat Validation team

Validation commencement date - 4 weeks

Submission of data and documentation to the International Secretariat

MSG

By Validation commencement date

Commencement of Validation

               -

Varies as per the schedule agreed by the Board

Review of information and initial assessment

International Secretariat Validation team

+ 6 weeks

Translation of initial assessment

International Secretariat

+ 3 weeks

MSG comment period

MSG

+ 4 weeks

Finalisation of Secretariat’s assessment

International Secretariat Validation team

+ 2 weeks

Completion of Board review

Validation Committee, EITI Board

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