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Orientación

Procedimientos de Validación

Procedimientos de validación de los países implementadores EITI

Applicable EITI Standard
2019
June 2022

El procedimiento de Validación relata cómo se llevan a cabo las Validaciones.

Aprobado por el Consejo EITI el día 24 de diciembre 2020. 


Procedimiento de Validación EITI

El procedimiento de Validación previsto en el Estándar EITI 2019 (Capítulo I, Sección 5) se modifica del siguiente modo:

La Validación evaluará el progreso en la implementación de uno o más de los siguientes componentes del Estándar EITI: la participación de las partes interesadas (Requisitos 1.1 a 1.4), la transparencia (Requisitos 2 a 6) y los resultados e impacto (Requisitos 1.5 y 7). Los componentes evaluados en la Validación se determinan en función del resultado de la Validación anterior y el cronograma de Validación establecido por el Consejo EITI.

Preparación para la Validación

Antes del comienzo de la Validación, el grupo multipartícipe (GMP) supervisa la recopilación de los datos y documentos que ofrecen pruebas del abordaje de cada Requisito EITI dentro del (o de los) componente(s) que se están evaluando, utilizando, para ello, las plantillas aprobadas por el Consejo. Esta labor puede realizarse con ayuda, por ejemplo, del secretariado nacional, un consultor o el Administrador Independiente. Existe una nota guía sobre la preparación para la Validación. Se alienta a los GMP a que utilicen las plantillas de Validación como parte regular de su ciclo de implementación con vistas a reforzar la supervisión del GMP de todos los aspectos del proceso EITI. Se alienta a los GMP a que compartan con el Secretariado Internacional los borradores de sus plantillas de Validación para recibir comentarios y asesoramiento previo al comienzo de la Validación. Los comentarios del Secretariado Internacional deben ser registrados en los borradores de las plantillas como guía adicional a los GMP en la preparación de la Validación. 

El equipo del país del Secretariado Internacional brindará orientación (véase el Anexo A para conocer más detalles acerca de la distribución de roles dentro del Secretariado Internacional). Esta ayuda puede suponer la realización de una misión al país antes de la Validación, a la cual puede unirse un/a miembro del equipo de Validación a fin de consultar a las partes interesadas y ofrecer información sobre el proceso de Validación. Toda consulta debería procurar las opiniones de los representantes de cada uno de los grupos constituyentes de manera equilibrada.

La carga de demostrar el progreso alcanzado y ofrecer pruebas recae sobre los países implementadores. El secretariado nacional debe recopilar los documentos y demás fuentes que demuestren el cumplimiento utilizando, para ello, las plantillas aprobadas por el Consejo que suministra el Secretariado Internacional. En la segunda Validación y las subsiguientes, se alienta al GMP a centrar su atención en demostrar el progreso alcanzado en el abordaje de las medidas correctivas.

El expediente presentado por el GMP debería incluir referencias claras a documentos que estén disponibles públicamente e información sobre cómo acceder a ellos. En los casos de documentos fuente que no sean de acceso público (p. ej. actas de reuniones del GMP, TdR), estos deberían presentarse como un anexo. Asimismo, se invita a las partes interesadas a preparar toda otra documentación que consideren pertinente, incluido lo referente a iniciativas para avanzar más allá de lo establecido en el Estándar EITI.

El GMP debe completar y remitir al Secretariado Internacional las plantillas de recolección de datos y documentación antes del inicio de la Validación.

Con anterioridad a la Validación, el Secretariado Internacional emite una convocatoria a presentar opiniones sobre la participación de las partes interesadas en el EITI. Esta convocatoria a opinar es de carácter público y se comparte con el GMP y demás partes interesadas pertinentes.

El Comité de Validación puede, además, incorporar a un experto externo para que preste colaboración en relación con cualquier aspecto del Estándar EITI en Validaciones específicas (véase el Anexo B para conocer más detalles).

Análisis de la información y evaluación preliminar

El equipo de Validación del Secretariado Internacional analiza la información presentada por el GMP, así como las respuestas a la convocatoria a opinar sobre la participación de las partes interesadas. La composición del equipo de Validación se comunicará al GMP y al secretariado nacional. 

El equipo de Validación propone una evaluación preliminar de cada Requisito EITI, así como los indicadores de efectividad y sostenibilidad, siguiendo la Guía para la Validación. El equipo de Validación propone medidas correctivas para aquellos requisitos respecto de los cuales se hayan detectado carencias o las pruebas no basten para demostrar que el requisito se ha cumplido plenamente. Si el equipo de Validación conoce alguna fuente de acceso público pertinente en donde se aborden estas carencias, lo destacará en el borrador de la evaluación.

En la segunda Validación y las subsiguientes, la evaluación se centrará en las medidas correctivas establecidas en la anterior Validación, los eventuales indicios de regresiones, las innovaciones, los esfuerzos para implementar los aspectos del Estándar EITI que se alienta a poner en práctica, y la efectividad y sostenibilidad de la implementación.

El equipo de Validación del Secretariado ofrecerá al GMP la posibilidad de debatir las conclusiones preliminares en una teleconferencia. El equipo de Validación puede efectuar consultas virtuales selectivas con las partes interesadas durante esta etapa, consultar al equipo del país del Secretariado Internacional o recurrir a expertos externos para obtener más información. En situaciones excepcionales, especialmente si existen preocupaciones graves acerca de la participación de las partes interesadas, el equipo de Validación puede visitar el país para realizar consultas en persona y procurar más información.

El equipo de Validación elabora una evaluación en versión borrador donde sintetiza el progreso alcanzado en la implementación de los Requisitos EITI asociados al (o a los) componente(s) que se está(n) evaluando. El borrador de la evaluación, la documentación subyacente y las observaciones sobre la participación de las partes interesadas se comparten con el GMP y el Comité de Validación del Consejo EITI a título informativo.

Comentarios de las partes interesadas

Se invita al GMP a presentar pruebas adicionales y otras observaciones sobre la evaluación preliminar del Secretariado dentro de un plazo de cuatro semanas desde la recepción del documento en el idioma de trabajo local. El Coordinador Nacional (CN) debe reunir los comentarios del GMP y las pruebas adicionales en un archivo y remitirlos al Secretariado Internacional. Se alienta al CN a presentar en forma adjunta a los comentarios las actas de la(s) reunión(es) del GMP en donde se debatieron y adoptaron los comentarios. En circunstancias excepcionales, las partes interesadas pueden comunicarse directamente con el Secretariado Internacional para ofrecer sus comentarios.

Se espera que el equipo de Validación del Secretariado Internacional examine todas las presentaciones de las partes interesadas recibidas dentro del plazo establecido de cuatro semanas y dé una respuesta al GMP. Se espera que el Secretariado pondere los comentarios adoptados por el GMP por encima de aquellos formulados por los grupos constituyentes o partes interesadas en forma individual. No obstante, deberían contemplarse las posibles limitaciones a la capacidad de las partes interesadas de conseguir que su postura se vea reflejada en la presentación del GMP. El Secretariado puede solicitar más información a las partes interesadas según lo estime necesario.

En la evaluación final del Secretariado se tendrá en cuenta toda información referida a divulgaciones o hechos posteriores al inicio de la Validación, siempre que se haga alusión a ella en las observaciones avaladas por el GMP y que afecte de forma sustancial la evaluación. Si algún grupo constituyente o parte interesada individual presenta información sobre hechos nuevos, esta se remitirá al Comité de Validación, pero no se tendrá en cuenta en la evaluación del Secretariado. Las declaraciones recibidas con posterioridad al período previsto para los comentarios del GMP no se tendrán en cuenta.

Revisión del Consejo

La evaluación final, así como toda la documentación subyacente, se someterá al Comité de Validación para su revisión. El Comité de Validación tendrá en cuenta la presentación del experto externo eventualmente designado para prestar colaboración, y podrá encomendar al Secretariado Internacional la realización de consultas adicionales.

El Consejo no tendrá en cuenta los hechos posteriores al inicio de la Validación que no hayan sido incluidos en las observaciones del GMP, salvo que haya pruebas recientes que demuestren un considerable deterioro o mejora con respecto a uno o más requisitos referentes a la participación de las partes interesadas (1.1. a 1.3).

El Comité de Validación formulará una recomendación al Consejo EITI respecto del progreso del país en el abordaje de los Requisitos EITI, el desempeño en cuanto a los indicadores de sostenibilidad y efectividad, el momento de realización de la siguiente Validación y, cuando corresponda, las medidas correctivas requeridas.

El Consejo EITI determinará la evaluación de cada Requisito EITI y las consecuencias de la Validación, de conformidad con los Artículos 4 y 5 del Estándar EITI.

Los documentos relacionados a la Validación se consideran confidenciales hasta que el Consejo haya adoptado una decisión. Se alienta a los miembros del Consejo a comunicarse con las partes interesadas locales de sus respectivos grupos para conocer sus opiniones, sin compartir los documentos del Consejo de carácter confidencial.

Una vez que el Consejo haya adoptado una decisión, los documentos se harán públicos. El Comité de Validación considerará los pedidos de las partes interesadas para que los comentarios sean tratados de manera confidencial. Conforme al Artículo 10 del Capítulo 4 del Estándar EITI 2019, un país implementador puede solicitar al Consejo que revise su decisión referida a la Validación.


Anexo A: Roles y responsabilidades

A efectos de garantizar que la Validación sea independiente de la asistencia para la implementación brindada por el Secretariado Internacional, se mantendrá la siguiente distribución de roles:

  • Equipo del país: el equipo del país del Secretariado Internacional ofrece asistencia para la implementación en forma regular al país que se está evaluando. Como parte de esta ayuda, proporciona orientación al GMP y al secretariado nacional en la labor de recopilar la documentación antes del comienzo de la Validación. El Secretariado Internacional no realiza una validación preliminar de los países y no puede brindar garantías sobre el resultado de la Validación. El equipo del país puede consultar al equipo de Validación y a expertos temáticos del seno del Secretariado al momento de asesorar al país. Se reconoce que el equipo nacional es quien tiene el nivel de conocimiento más profundo acerca del país que se está evaluando y su implementación del EITI dentro del Secretariado Internacional. El equipo de Validación debería servirse de este conocimiento especializado para garantizar que su evaluación se realice de forma plenamente informada.

  • Equipo de Validación: al menos tres meses antes de la fecha de inicio prevista para cada Validación, se establece la conformación de un equipo de Validación. La composición de este equipo se comunica al GMP y al secretariado nacional. El equipo está integrado por entre uno y tres miembros del personal del Secretariado Internacional que cuenten con la pericia y las habilidades lingüísticas necesarias para llevar a cabo la evaluación y que no hayan integrado el respectivo equipo nacional durante el período que se está evaluando en la Validación.

El equipo de Validación revisa la documentación recopilada por el GMP y propone una evaluación de cada Requisito EITI, además de responder a las observaciones del GMP. El equipo del país puede pedir asesoramiento al equipo de Validación a la hora de ayudar al país a prepararse para la Validación. El equipo de Validación debería consultar al equipo del país al momento de realizar la evaluación, a fin de comprender mejor el contexto. El equipo de Validación puede brindar asistencia para el desarrollo de la visita del equipo nacional al país antes de la Validación o después de su inicio con el fin de consultar a las partes interesadas y/o alentar el progreso en la implementación. Durante estas misiones, deberían explicarse claramente a las partes interesadas los roles específicos de los miembros del equipo nacional y el equipo de Validación. La calidad del trabajo del equipo de Validación es garantizada por un miembro del personal de rango superior.

Asimismo, el Comité de Validación puede designar expertos externos para que den su opinión sobre la evaluación. Con el fin de garantizar que la Validación se complete dentro del plazo previsto, el Comité de Validación procurará identificar aquellas Validaciones venideras que requieran la colaboración de un experto externo en su plan de trabajo. Los criterios y el procedimiento para invitar a expertos externos a colaborar con la Validación se definen en el Anexo B. Se alienta a los miembros del Consejo que encabezan las tareas de revisión a que analicen la documentación de la Validación y manifiesten toda inquietud referida a la integridad de la evaluación desarrollada en el Comité de Validación.


Anexo B: Procedimiento para incorporar a expertos externos

El Comité de Validación puede designar a expertos externos para que presten colaboración en relación con cualquier aspecto del Estándar EITI en Validaciones específicas. La decisión de incorporar o no a un experto externo la adoptará el Comité de Validación con al menos dos meses de antelación a la fecha de inicio prevista de la Validación y se documentará en el plan de trabajo del Comité. El Consejo EITI establecerá anualmente una partida presupuestaria para la incorporación de expertos externos a la Validación.

Alcance de trabajo del experto externo y resultados

El papel del experto externo es proporcionar información para la evaluación preparada por el Secretariado Internacional y la toma de decisiones del Consejo del EITI. El alcance del trabajo del experto puede abarcar requisitos individuales del EITI o un módulo de varios requisitos interrelacionados. La duración de la asignación variará en función del alcance y la complejidad del mismo. El resultado es un informe que documenta el progreso del país en el cumplimiento de los requisitos pertinentes del EITI y las oportunidades para fortalecer la implementación. El informe del experto contribuirá a la evaluación de Validación preparada por el Secretariado Internacional y se pondrá a disposición del Comité de Validación.

Aporte del Secretariado Internacional al Comité de Validación sobre la posible necesidad de expertos externos

El Secretariado Internacional proporcionará una visión general de las próximas Validaciones al principio de cada año, así como en cada reunión del Comité de Validación, como parte de las actualizaciones del plan de trabajo del Comité. Cuando el apoyo a la implementación o las comunicaciones con las partes interesadas nacionales indiquen posibles deficiencias en la implementación relacionadas con

  1. los niveles de compromiso de los grupos representados o
  2. temas técnicos de complejidad particular

el Secretariado Internacional alertará por escrito al Comité de Validación de la posible necesidad de contratar a un experto externo para que revise los documentos relacionados con uno o varios requisitos específicos en una próxima Validación.

Presentación de la propuesta de experto externo en la Validación

Cualquier miembro del Consejo o del GMP puede proponer al Comité de Validación que un experto externo participe en su Validación. Dichas solicitudes deben hacerse por escrito al Comité de Validación al menos doce semanas antes del comienzo previsto de la Validación y explicar los motivos de la solicitud y la necesidad de un experto, si es posible con referencia a los seis criterios sobre cómo implicar a un experto externo en la Validación. El Secretariado también puede aconsejar al Comité de Validación que considere la contratación de un experto externo en función de los primeros resultados de la evaluación del Secretariado. El Comité de Validación considerará tales propuestas como parte integrante de su revisión periódica del plan de trabajo del Comité de Validación. El Comité de Validación puede aprobar las decisiones de contratación de expertos externos mediante un circular, siguiendo las recomendaciones del Secretariado.    

La recomendación del Secretariado sobre la necesidad de un experto externo

Al asesorar al Comité de Validación para decidir en qué Validaciones debe participar un experto externo, el Secretariado Internacional tendrá en cuenta los siguientes criterios

  1. la complejidad del proceso EITI que se está evaluando, 
  2. las calificaciones y los resultados de la Validación del país,
  3. los retos en la participación de las partes interesadas en el EITI identificados durante la implementación y/o en las calificaciones y tendencias recientes relacionadas con el entorno propicio más amplio,
  4. la necesidad de apoyo externo del Secretariado Internacional,
  5. las implicaciones presupuestarias y
  6. el valor añadido particular de la experiencia externa en el caso en cuestión.

El Secretariado Internacional proporcionará una evaluación del cumplimiento de los seis criterios en su presentación de la solicitud escrita de un experto externo al Comité de Validación. El Comité de Validación revisará y aprobará la clasificación de los candidatos a expertos externos realizada por el Secretariado Internacional.

Contratación de un experto externo

A la hora de designar al experto externo se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

  1. experiencia temática y regional demostrada,
  2. conocimiento demostrado del Estándar EITI,
  3. reputación de credibilidad y fiabilidad, y
  4. capacidad para completar la asignación en el plazo acordado.

Una vez que el Comité de Validación haya decidido involucrar a un experto externo en una próxima Validación y haya acordado el alcance temático del trabajo del experto, el Secretariado Internacional llevará a cabo la contratación del experto externo a través de un proceso de contratación internacional abierto. Los miembros del Comité de Validación podrán animar a los posibles expertos a presentar propuestas para esta contratación. El Comité de Validación revisará la lista de candidatos a experto externo, aprobará la selección del experto y los términos de referencia para la asignación. El Comité tendrá en cuenta los posibles conflictos de intereses a la hora de seleccionar al experto.

Calendario de contratación del experto externo

La contratación del experto externo en la Validación se estructura según el siguiente calendario:

Calendario

Actividad

Responsable

Al principio del año y en cada reunión del Comité de Validación

El Secretariado Internacional informa al Comité de Validación sobre la posible necesidad de contratar a un experto externo para la Validación de requisitos específicos.

Secretariado Internacional

Inicio de la Validación - 24 semanas

El Secretariado recuerda al GMP la posibilidad de solicitar un experto externo para un requisito específico en la Validación.

Secretariado Internacional

Inicio de la Validación – mínimo 12 semanas

Propuesta de algún miembro del Consejo o del GMP sobre el nombramiento de un experto externo en Validación, por escrito al Comité de Validación

Miembros del Consejo y GMP

Inicio de la Validación - mínimo 12 semanas

Discusión del Comité de Validación sobre el nombramiento de un experto externo en una Validación específica

Comité de Validación

Inicio de la Validación - mínimo 8 semanas

El Comité de Validación acuerda sobre el nombramiento de un experto externo en una Validación específica y los Términos de Referencia para la contratación del experto

Comité de Validación

Inicio de la Validación - 8 semanas

Contratación del experto externo mediante el lanzamiento de una licitación internacional anunciada en el sitio web del EITI

Secretariado Internacional

Inicio de la Validación - 6 semanas

Preselección de candidatos a expertos externos y entrevistas

Revisión del Comité de Validación y aprobación de los candidatos preseleccionados por el Secretariado Internacional

Secretariado Internacional
Comité de Validación

Inicio de la Validación - 5 semanas

Recomendación del experto externo seleccionado al Comité de Validación para toma de decisión

Secretariado Internacional
Comité de Validación

Inicio de la Validación - 4 semanas

Firma del contrato con el experto externo y actualización al Comité de Validación para su información

Secretariado Internacional

Inicio de la Validación + 4 semanas

Presentación del proyecto de informe por parte del experto externo

Experto externo


Anexo C: Calendario de Validación

Momento clave

Parte responsable

Calendario

Recopilación de datos y documentos

El GMP, con ayuda del secretariado nacional y orientación del equipo del país del Secretariado Internacional

Antes del comienzo de la Validación

Apertura de la convocatoria a opinar sobre la participación de las partes interesadas

Equipo de Validación del Secretariado Internacional

Fecha de inicio de la Validación - 4 semanas

Presentación de los datos y documentos al Secretariado Internacional

GMP

Hasta la fecha de inicio de la Validación

Inicio de la Validación

                                       -

Varía según el calendario establecido por el Consejo

Análisis de la información y evaluación inicial

Equipo de Validación del Secretariado Internacional

+ 6 semanas

Traducción de la evaluación inicial

Secretariado Internacional

+ 3 semanas

Plazo para comentarios del GMP

GMP

+ 4 semanas

Finalización de la evaluación del Secretariado

Equipo de Validación del Secretariado Internacional

+ 2 semanas

Culminación de la revisión del Consejo

Comité de Validación, Consejo EITI

+ máximo de 10 semanas