Établir un plan de travail ITIE

Le plan de travail est la fondation même de l’ensemble des activités ITIE dans les pays de mise en œuvre : il garantit que ces activités sont ciblées de manière à fournir les résultats souhaités par les parties prenantes. Conformément à la Norme et aux Principes ITIE, le Groupe multipartite doit consulter les parties prenantes et examiner les pratiques de divulgation et les priorités nationales en cours afin d’identifier les activités et les résultats appropriés pour la mise en œuvre de l’ITIE. Ce processus doit lier la mise en œuvre de l’ITIE aux priorités nationales clés pour les industries extractives et produire un plan de travail qui peut être utilisé activement pour renforcer les activités de mise en œuvre, documenter les résultats et accroître l’impact de la mise en œuvre de l’ITIE sur la gouvernance nationale des ressources. 

L’Exigence 1.5 de la Norme ITIE définit les exigences à respecter quant au contenu du plan de travail. La présente note d’orientation explique plus en détail comment appliquer cette exigence et propose une approche en cinq étapes pour l’élaboration d’un plan de travail : (1) Organiser et préparer, (2) Cartographier et consulter les parties prenantes pour identifier les questions prioritaires, (3) Définir les objectifs, les activités et le périmètre, (4) Avaliser et diffuser le plan de travail, et (5) Assurer le suivi et la révision. Cette note s’inspire de l’expérience des pays en matière de planification, et l’on y trouvera des exemples et des suggestions de lectures complémentaires.

L’élaboration d’un plan de travail axé sur les résultats qui reflète les points de vue des principales parties prenantes demande du temps et des efforts, mais présente des avantages importants liés à l’engagement des parties prenantes, à la capitalisation de l’expérience et à la responsabilisation, comme décrit au début de cette note d’orientation. Pour organiser et préparer le processus de planification du travail, les groupes multipartites peuvent envisager de suivre les étapes suivantes :

1. Identifier les personnes ou entités qui seront responsables de l’élaboration du plan de travail. De nombreux groupes multipartites désignent un groupe de travail ad hoc ou confient cette tâche à un comité permanent en leur sein pour mener des consultations, préparer des documents et faciliter la discussion et l’approbation du plan de travail par le Groupe multipartite. Ces groupes doivent être composés de membres du secrétariat national et d’au moins un représentant de chaque collège du Groupe multipartite. 
   
   Les groupes multipartites peuvent également envisager de faire appel à des consultants indépendants pour soutenir l’élaboration du plan de travail. Il s’agit d’une opportunité d’apporter une diversité d’expériences et d’expertises au sein du Groupe multipartite. Le Secrétariat international de l’ITIE peut suggérer des consultants ayant les capacités et l’expertise appropriées, qui peuvent aider à concevoir et coordonner les processus de développement d’un plan de travail.

2.    Planifier et communiquer les délais appropriés. L’élaboration d’un plan de travail solide peut prendre du temps et nécessiter plusieurs ateliers et consultations pour parvenir à un accord. Il n’est pas rare que ces processus prennent plusieurs mois. Il faut donc prévoir d’allouer du temps et des ressources au processus de planification des activités, et veiller à ce que l’élaboration et l’approbation du plan de travail soient alignées sur les cycles budgétaires et de financement du Groupe multipartite.  

Colombie: Structurer et planifier le processus de planification des activités 

Le plan de travail 2020-2023 de la Colombie a été élaboré selon un processus en trois étapes et présente un plan et des rôles spécifiques pour mener à bien les consultations :

• Un sous-groupe technique du Groupe multipartite a consulté les membres de celui-ci pour évaluer les pratiques actuelles de gouvernance et de divulgation dans le secteur des industries extractives et pour développer des scénarios quant aux grandes tendances.
• Les parties prenantes liées aux activités minières extractives mais non représentées au sein du Groupe multipartite ont été consultées afin d’identifier leurs besoins et leurs points de vue concernant la mise en œuvre de l’ITIE.
• Le Secrétariat technique du Groupe multipartite a examiné les résultats des étapes 1 et 2, afin d’identifier les modes de mise en œuvre possibles, y compris les activités, assorties de lignes de responsabilité spécifiques.

Pour que l’ITIE soit une intervention efficace, elle doit être pertinente. La mise en œuvre de l’ITIE doit démontrer comment elle contribue aux objectifs et aux efforts existants et répond aux besoins spécifiques pour renforcer la gouvernance des ressources naturelles. Cela devrait commencer par un examen des divulgations existantes et des lacunes par rapport à la Norme ITIE, suivi d’une consultation large et inclusive des parties prenantes afin d’identifier les priorités nationales dans le secteur extractif. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour définir les objectifs généraux du plan de travail de l’ITIE. 

1. Examiner les pratiques actuelles en matière de divulgation et de mise en œuvre. Un examen des divulgations existantes peut aider à identifier les points faibles et les goulets d’étranglement qui devront être traités dans le plan de travail. Il peut également être important d’identifier les types de données qui sont et ne sont pas systématiquement divulguées et les domaines dans lesquels ces divulgations peuvent être renforcées. Les groupes multipartites peuvent utiliser le modèle de transparence comme outil pour cet inventaire, qui les aidera également à se préparer aux processus de rapportage annuel et de Validation .

Les recommandations des Validations précédentes et des Rapports ITIE peuvent également donner une idée des faiblesses ou des lacunes dans la divulgation et la mise en œuvre. En plus de cet inventaire préparatoire, les groupes multipartites pourraient envisager d’effectuer une cartographie des divulgations systématiques, une étude de faisabilité et des études thématiques pour alimenter ces discussions, et inclure ces efforts comme une activité spécifique dans les plans de travail.

2.   Examiner les priorités nationales. L’examen des pratiques actuelles de divulgation doit être complété par un examen des priorités nationales liées à la gouvernance du secteur extractif. Plusieurs sources peuvent être utiles pour identifier les priorités nationales. Bien qu’il ne soit pas possible d’établir une cartographie exhaustive, les groupes multipartites peuvent envisager de consulter les sources suivantes pour étayer cet examen:

• Les politiques ou les stratégies gouvernementales ou locales pour le secteur extractif, les débats publics sur le secteur extractif, et l’analyse et les recherches entreprises par le gouvernement, les médias, les ONG, les entreprises ou d’autres institutions.
• Les éventuelles réformes actuellement engagées pour améliorer la gouvernance du secteur extractif du pays et l’aide opérationnelle ou financière que l’ITIE pourrait apporter à ces efforts.
• Les engagements internationaux, par exemple auprès des banques et institutions internationales de développement, ou d’autres initiatives multipartites telles que Open Government Partnership (OGP). 
• Les rapports et études externes récents sur le secteur réalisés par la société civile, les entreprises ou les acteurs du développement international tels que la Banque mondiale ou le FMI.

Les priorités nationales identifiées dans cet exercice peuvent refléter des aspects spécifiques de la gouvernance des ressources dans la Norme ITIE, tels que la transparence des contrats (Exigence 2.4) ou la divulgation de la propriété effective (Exigence 2.5). Les priorités nationales peuvent également inclure des objectifs nationaux à long terme liés à la transition énergétique, au climat d’investissement national ou à la résilience des systèmes gouvernementaux de perception des revenus. La pertinence de ces questions pour la mise en œuvre de l’ITIE peut être clarifiée lors de consultations avec les parties prenantes. 

Suriname: Alignement du plan de travail sur les priorités nationales
 

Le plan de travail 2019-2020 du Suriname décrit plusieurs questions de politique nationale qui éclairent la formulation des objectifs et des activités du plan de travail. Cela inclut les plans de développement nationaux approuvés par le parlement, la législation y afférente, le dialogue des ministères avec les institutions financières internationales, et les leçons tirées de la mise en œuvre et de l’examen. Les activités du plan de travail sont précédées d’un examen des résultats et des progrès de chaque activité du plan de travail précédent, ce qui permet de relier les travaux en cours aux plans de travail annuels et de montrer comment ceux-ci sont liés aux priorités nationales.

3.    Identifier les principales parties prenantes et les groupes de parties prenantes. Les consultations des parties prenantes constituent une base essentielle pour les plans de travail de l’ITIE et peuvent accroître leur légitimité et leur impact. Le premier et principal point de consultation est souvent situé au sein du Groupe multipartite. Cependant, toutes les parties prenantes clés peuvent ne pas être représentées au sein de ce dernier. Il est donc important que chaque collège au sein des groupes multipartites établisse et maintienne des canaux de consultation avec les représentants des collèges externes. 

Il peut également être utile de réfléchir aux autres groupes qu’il est important de consulter, notamment ceux qui sont fortement touchés, tels que les organisations de défense des droits des femmes et les communautés marginalisées. Pour ce faire, il faut tenir compte des recommandations et des conclusions des Validations ou des Rapports ITIE et du retour d’information des activités de sensibilisation, ainsi que de la littérature sur les impacts sociaux des industries extractives dans le pays, des analyses de genre ou des rapports sur les droits de l’homme qui abordent des questions telles que l’inégalité structurelle ou la discrimination à l’encontre des groupes de parties prenantes concernés. Cette prise en compte aidera le Groupe multipartite à fournir un plan de travail axé sur les priorités nationales qui tient compte des communautés touchées par le secteur.

En sus de l’attention portée aux parties prenantes affectées, les consultations doivent impliquer les parties prenantes qui soutiennent la mise en œuvre de l’ITIE, en particulier lorsqu’elles jouent un rôle dans la divulgation et l’utilisation systématiques des données sur les industries extractives. Soumettre le plan de travail à la consultation d’un plus grand nombre de parties prenantes (y compris les partenaires de développement) peut également être essentiel pour s’assurer que l’ITIE ne fonctionne pas en vase clos et éviter les doublons dans la collecte d’informations (par exemple, la déclaration des bénéficiaires effectifs des entreprises extractives). 

En suivant les étapes ci-dessus, les parties prenantes peuvent exercer une réelle influence sur la planification des activités. Les groupes multipartites peuvent également réfléchir à la façon dont ils peuvent communiquer ce processus de retour d’information aux parties prenantes de manière à renforcer la légitimité et le dialogue au service d’une mise en œuvre efficace de l’ITIE. 

Indonésie: Planification de l’engagement des parties prenantes

L’Indonésie a complété son plan de travail par un « plan d’engagement des parties prenantes » dédié afin de faciliter les efforts d’intégration du Groupe multipartite du pays. Cela inclut des outils spécifiques pour planifier l’engagement des parties prenantes, tel que la « matrice d’importance et d’influence » présentée ci-dessous.

4.    Identifier les mécanismes adaptés aux consultations. Les mécanismes de consultation peuvent inclure des ateliers nationaux ou régionaux, une invitation active et ouverte à tous les citoyens par le biais des médias nationaux et locaux, ou des consultations spécifiques avec les ministères, organisations, réseaux ou coalitions concernés. Les groupes multipartites peuvent également prendre en compte les aspects suivants :

• En ligne ou en personne : En fonction du contexte national et de l’accessibilité, il faut déterminer si les consultations doivent être organisées en ligne pour être plus accessibles aux parties prenantes qui ne peuvent peut-être pas se déplacer, ou dont la participation pourrait être limitée par des restrictions liées à la pandémie de COVID-19. Les groupes multipartites pourraient envisager d’utiliser des plateformes de réseaux mobiles et sociaux pour impliquer des groupes plus éloignés.
• Dialogue en temps réel ou boîte aux lettres : Convoquer les parties prenantes pour une discussion en personne ou virtuelle peut permettre un dialogue et des échanges productifs, mais cela peut aussi limiter le nombre de parties prenantes capables de contribuer de manière significative. La mise en place d’une période au cours de laquelle les parties prenantes peuvent soumettre leurs contributions à une adresse postale, une adresse électronique ou par le biais d’une enquête en ligne peut augmenter le nombre et la qualité des contributions. 
• Délais : Les consultations doivent être conçues de manière à ce que les parties prenantes aient suffisamment de temps pour se familiariser avec le processus ITIE et apporter des contributions significatives. Cela signifie que les consultations prévues doivent être annoncées à l’avance et que la période de consultation doit être suffisamment longue pour permettre une participation maximale (par exemple, deux semaines).
• Co-création : Demander aux parties prenantes ce qu’elles souhaiteraient voir figurer en priorité dans le plan de travail. S’assurer que les consultations donnent l’opportunité de fournir des contributions relatives aux priorités de la mise en œuvre de l’ITIE pour l’année à venir. Il peut également être utile de demander aux parties prenantes comment elles souhaitent accéder aux données et aux informations de l’ITIE et les utiliser. Cela pourrait aider le Groupe multipartite à comprendre comment améliorer la contribution au débat public et d’utilisation des données conformément à l’Exigence 7 et comme indiqué dans le modèle de résultats et d’impact pour la Validation ITIE.  
• Réaction : Les consultations doivent également fournir des informations sur la manière dont les contributions reçues seront intégrées dans le plan de travail de l’ITIE. Cela signifie qu’il faut diffuser les résultats des consultations auprès des participants et les informer de la manière dont les consultations ont conduit à des modifications du plan de travail. Cela peut se faire par le biais de consultations spécifiques ou de processus de suivi régulier, comme décrit à l’étape 5.  

​​​​​​​Il n’existe pas de format unique parfait pour les consultations des parties prenantes, et la meilleure solution est probablement une combinaison des options ci-dessus. En déterminant les plateformes et les mécanismes de consultation, les groupes multipartites doivent s’assurer qu’ils sont communiqués à toutes les parties prenantes concernées avec un préavis et des instructions claires sur la manière de participer. Le maintien de plateformes ouvertes pour une contribution continue pendant la mise en œuvre du plan de travail contribuera également à renforcer l’engagement des parties prenantes et la légitimité de la mise en œuvre de l’ITIE.  ​​​​​​​

Modèle d’enquête pour identifier les priorités nationales et les objectifs de l’ITIE

Le Secrétariat international de l’ITIE a développé un modèle d’enquête pour aider les pays à identifier les priorités et objectifs nationaux pour la mise en œuvre de l’ITIE. L’enquête peut être utilisée pour recueillir les points de vue des membres du Groupe multipartite et des parties prenantes plus larges sur les défis du secteur, et ce qu’ils pensent être les domaines d’intérêt de l’ITIE. Les réponses peuvent servir de point de départ à une série d’ateliers. Les questions de l’enquête peuvent être modifiées. Une licence Office 365 est nécessaire pour utiliser l’outil.

Accédez au modèle d’enquête et reproduisez-le à l’adresse.

République démocratique du Congo: Processus de révision de la planification des activités 

La stratégie 2018-2021 de la RDC s’appuie sur un processus rigoureux d’examen et de consultation. Cela a commencé par deux processus d’auto-évaluation lors desquels le Groupe multipartite a examiné sa mise en œuvre au regard de la Norme ITIE et a identifié les lacunes. Ces évaluations ont étayé des analyses et des recommandations supplémentaires de consultants indépendants. Les contributions conjointes ont été utilisées pour organiser un atelier, au cours duquel les parties prenantes ont examiné et classé les activités par ordre de priorité, en les reliant aux priorités nationales.

5.    Définir les priorités nationales et les objectifs du plan de travail. La Norme ITIE exige des plans de travail qu’ils fixent des objectifs de mise en œuvre de l’ITIE compatibles avec les Principes de l’ITIE  et reflétant les priorités nationales relatives aux industries extractives. 

Le processus de sélection et de définition des objectifs du plan de travail doit être fondé sur des consultations avec les parties prenantes, un inventaire des divulgations et un examen des priorités nationales qui ont déjà été entrepris. Les groupes multipartites peuvent également souhaiter mettre l’accent sur la divulgation systématique des informations ITIE, sur les questions soulevées dans les recommandations des études de faisabilité, des Validations ou des rapports, ou sur les objectifs liés à la levée des contraintes ou des obstacles à la mise en œuvre de l’ITIE. 

Les objectifs du plan de travail ITIE doivent être concis et spécifiques. Ils doivent refléter les réalisations ou les contributions que l’on peut raisonnablement attendre de la mise en œuvre de l’ITIE au cours de la période couverte par ce plan de travail. Les objectifs seront donc moins ambitieux que les priorités nationales auxquelles ils sont liés. Le fait d’avoir un petit nombre d’objectifs (cinq ou moins) peut faciliter la planification des activités et l’obtention de résultats.

Lors de la formulation des objectifs, il peut être utile de décrire les liens avec les priorités nationales ou des parties prenantes ou d’identifier les faiblesses de la divulgation systématique et de la mise en œuvre de l’ITIE. Il peut également être utile de compléter les objectifs par un bref texte expliquant ces liens. Les objectifs peuvent également être liés à des résultats plus spécifiques qui sont prioritaires pour des parties prenantes données. 

Albanie: Cibler la divulgation systématique pour soutenir les résultats institutionnels 

Le plan de travail 2016-2019 de l’Albanie fait de l’intégration et de la divulgation systématique un objectif clé. Cet objectif est aligné sur les stratégies nationales de digitalisation et de gouvernance numérique, ainsi que sur la politique nationale en matière de données ouvertes et le portail y afférent. Le choix de cet objectif se justifie par le fait qu’il soutient un éventail de résultats institutionnels, y compris « pour assurer la ponctualité, la qualité, la réutilisation et le rapport coût/efficacité des données ».

Papouasie–Nouvelle-Guinée: Cadrage et mise en relation des objectifs du plan de travail

Le plan de travail 2021 de la Papouasie–Nouvelle-Guinée s’articule autour de cinq objectifs distincts :

• Veiller aux bons établissement et fonctionnement du bureau du secrétariat national et du Groupe multipartite ;
• Montrer la contribution (directe et indirecte) des industries extractives à l’économie de la PNG ;
• Améliorer la compréhension par le public de la gestion du secteur extractif ;
• Renforcer la génération et la perception des revenus, en cohérence avec la définition des politiques gouvernementales et les priorités de développement national ;
• S’efforcer de mettre pleinement en œuvre les recommandations du Rapport PNGEITI, conformément aux instructions du Cabinet.

Chacun de ces objectifs est présenté avec une justification liée aux priorités nationales, une brève description des défis de gouvernance connexes et une série d’activités mesurables, chiffrées, assorties de délais et conçues spécifiquement pour atteindre cet objectif. 

Nigeria: Aligner le plan de travail sur les priorités nationales

Le plan de travail narratif 2019 du Nigeria identifie neuf cibles reflétant quatre objectifs stratégiques pour la mise en œuvre de l’ITIE de 2017 à 2019. Ceux-ci sont fondés sur trois priorités nationales essentielles pour le Nigeria : gouvernance d’entreprise et lutte contre la corruption, diversification économique, et développement économique durable.

Ce cadrage aide le plan de travail ITIE du Nigeria (NEITI) à établir un lien clair entre les activités de mise en œuvre de l’année en cours et les priorités nationales de haut niveau, comme illustré ci-dessous :

Mauritanie: Présenter les liens entre les différents objectifs et priorités  

Afin de conceptualiser les relations complexes entre les différentes priorités et objectifs nationaux pertinents pour l’ITIE et la planification des activités, le plan de travail de la Mauritanie visualise la manière dont les résultats de l’ITIE s’alignent sur les priorités nationales pour façonner le contexte de la réalisation des objectifs de développement nationaux de la Mauritanie.

Conformément à la Norme ITIE, le plan de travail doit « inclure des activités mesurables et assorties de délais d’exécution précis visant à atteindre les objectifs convenus. Le périmètre d’application de la mise en œuvre de l’ITIE devra être adapté pour répondre aux objectifs souhaités tels qu’ils ont été définis lors du processus de consultation.(Exigence ITIE 1.5.c). 

1. Identifier les activités qui contribueront aux objectifs du plan de travail. Parfois, l’identification des activités nécessaires pour atteindre les objectifs du plan de travail ITIE ira de soi. Dans la plupart des cas, la réalisation d’un Rapport ITIE entre dans cette catégorie. Ce ne sera cependant pas toujours le cas, et l’identification des activités appropriées pour atteindre les objectifs du plan de travail pourrait nécessiter une discussion stratégique ou un brainstorming avec les parties prenantes. Cela peut être intégré dans les consultations des parties prenantes décrites ci-dessus ou mené par les groupes de travail du Groupe multipartite. 
2. Identifier les activités qui aborderont d’autres questions requises par la Norme ITIE. En plus des activités qui répondent directement aux objectifs du plan de travail, celui-ci doit inclure des activités qui répondent à des questions spécifiques requises par la Norme ITIE, notamment : 

• Activités visant à renforcer les divulgations systématiques et les aspects techniques des divulgations, tels que l’exhaustivité et la fiabilité des données (Exigences 4.1 et 4.9) ;
• Activités tenant compte des thèmes émergents et transversaux, tels que la lutte contre la corruption, la transition énergétique et la mobilisation des ressources nationales ;
• Activités visant à accroître la divulgation des contrats conformément à l’Exigence 2.4 et des informations sur la propriété effective conformément à l’Exigence 2.5, y compris les étapes et les échéances qui pourraient être reprises dans une feuille de route sur la divulgation de la propriété effective ; 
• Plans de communication et de diffusion des données ITIE, avec une attention particulière aux données infranationales, qui tiennent compte des différents niveaux d’accès, notamment par les femmes, les minorités et les autres groupes potentiellement marginalisés (Exigences 7.1 et 7.2). Ces questions sont examinées plus en détail à l’étape 5 ci-dessous ; et
• Activités visant à surmonter les contraintes de capacité dans les agences gouvernementales, les entreprises et la société civile (expertise, manque de données, capacité, finances, aspects juridiques et administratifs) qui peuvent affecter la mise en œuvre du plan de travail (Exigence 1.5 (c) i).

Zambie: Mettre en relation les activités, les indicateurs et les impacts 

L’un des quatre objectifs du plan de travail 2021-2022 de la Zambie est de « soutenir la divulgation systématique d’informations ITIE complètes et fiables par le gouvernement et les entreprises minières. » Comme pour tous les objectifs du plan de travail, cet objectif est présenté avec des résultats intermédiaires liés à des changements de performance et de capacité, et à de multiples réalisations, chacune étant soutenue par plusieurs activités, comme le montrent les résultats 3 et 4 ci-dessous :

3.    Définir les activités de manière à ce qu’elles soient mesurables et assorties de délais. Un moyen efficace d’y parvenir est d’appliquer les critères SMART : spécifique (Specific), mesurable (Measurable), réalisable (Achievable), pertinent (Relevant) et limité dans le temps (Time-boundHideIl existe de nombreuses sources d’information en ligne concernant les critères SMART. Pour une présentation dans le contexte de la mise en œuvre de l’ITIE, voir GIZ (2017), Guide pour le suivi et l’évaluation (S&E) de la mise en œuvre de l’ITIE) . Plus important encore, chaque activité doit être assortie d’un calendrier de mise en œuvre. Ce calendrier devra tenir compte des échéances fixées par le Conseil d’administration de l’ITIE pour la publication des Rapports ITIE et des rapports d’activités annuels, ainsi que pour la Validation. Lorsqu’il établit le calendrier, le Groupe multipartite doit également prendre en compte les exigences administratives telles que les procédures d’appel d’offres et le financement. Les plans de travail doivent également estimer le coût de chaque activité et la manière dont elles seront financées. Le plan de travail étant un document dynamique, les groupes multipartites peuvent réviser les activités si nécessaire (par exemple pour répondre aux défis posés par la pandémie de COVID-19).

Il est également important d’envisager d’attribuer des responsabilités aux parties prenantes concernées pour chaque activité. Cela nécessite parfois la participation de parties prenantes non représentées au sein du Groupe multipartite (par ex. pour les activités liées à la divulgation de la propriété effective) et des consultations avec ces parties prenantes peuvent aussi être nécessaires. Dans certains pays, il peut être utile de confier les fonctions de consultation et de supervision des parties prenantes aux organes de représentation déjà en-placeHideVoir ITIE (2021), Note d’orientation : Exigence ITIE 1.4 (groupes multipartites . Il est tout aussi important que les groupes multipartites envisagent d’évaluer fréquemment la faisabilité (c’est-à-dire le financement, les capacités) et l’impact (c’est-à-dire le calendrier, l’opportunité, les besoins) des activités des plans de travail et de les réviser si nécessaire (par exemple pour répondre aux défis posés par la pandémie de COVID-19). Cela permettra de garantir un bon équilibre entre cohérence et redondance
 

Lier les activités du plan de travail aux intrants, aux extrants, aux résultats et aux impacts

Le tableau ci-dessous illustre ces liens dans une chaîne de résultats dans la première colonne. La deuxième colonne indique comment ils pourraient être reflétés dans les priorités nationales, les résultats du plan de travail et les activités du plan de travail. La troisième colonne illustre la façon dont cela a été conceptualisé dans le plan de travail 2021 du Sénégal.

5.    Rédiger un texte narratif pour présenter le plan de travail.  Une fois les objectifs et les activités décidés, un sous-comité ou un groupe de travail plus restreint du Groupe multipartite peut être chargé de rédiger le plan de travail narratif afin de le rendre plus accessible et utile sur le plan opérationnel. Ce travail doit représenter clairement les objectifs, le périmètre, les activités et les cibles décrits ci-dessus, d’une manière facilement accessible pour les parties prenantes. En outre, il est important de s’assurer que plusieurs autres composantes requises par la Norme ITIE sont incluses :

• Une description des personnes impliquées dans les processus de consultation et de révision de l’étape 1, et de la manière dont les points de vue et les priorités des parties prenantes ont été pris en compte.
• Une liste des sources examinées pour identifier les priorités nationales, y compris les liens vers ces sources. 
• Un aperçu des sources nationales et externes de financement et d’assistance technique en faveur d’une mise en œuvre appropriée du plan de travail convenu. Cela devrait inclure le financement d’activités spécifiques telles que décrites à l’étape 3, mais aussi un financement plus général pour les opérations du Groupe multipartite et la mise en œuvre de l’ITIE.
• Une description des plans spécifiques de diffusion et de suivi du plan de travail tels que décrits aux étapes 5 et 6 ci-dessous.
• Un calendrier de mise en œuvre qui est compatible avec les échéances fixées par le Conseil d’administration de l’ITIE conformément à la Section 4 de la Norme ITIE, et qui prend en considération les exigences administratives telles que le processus de recrutement et le financement.

République démocratique du Congo: Présenter un plan de travail complet et réalisable

Le plan de travail 2018-2021 de la RDC comporte deux parties :

• Un texte décrivant le processus d’élaboration du plan de travail. Il présente également les objectifs du plan de travail, ainsi que les activités et les risques associés à chacun. Cela fournit un contexte et une légitimité pour le cadre logique qui suit.
• Un cadre logique, qui présente chaque activité dans un tableau avec les objectifs correspondants, les résultats attendus, les parties responsables, les délais, les coûts et les sources de financement. 

1. Avaliser le plan de travail. Une fois la version finale du plan de travail préparée, elle doit être approuvée par le Groupe multipartite (Exigence 1.5.b). 
2. Diffuser le plan de travail pour maximiser l’accessibilité et le retour d’information. Le Groupe multipartite doit rendre le plan de travail largement disponible au public, comme l’exige la Norme ITIE. Il peut s’agir par exemple de publier le plan de travail sur le site Internet du secrétariat national ou sur les sites Internet des agences ou du ministère concernés, dans la presse écrite ou par son affichage dans des lieux qui sont facilement accessibles au public, et en le diffusant auprès des personnes consultées. Idéalement, les lieux de diffusion les plus appropriés auront été identifiés lors des consultations des parties prenantes. Des mesures spécifiques pour faire connaître le plan de travail doivent être identifiées, en prenant en considération : 

• L’opportunité de traduire et d’imprimer le plan de travail dans les langues locales ; 
• L’opportunité de représenter graphiquement le plan de travail pour qu’il soit plus facile à lire et à comprendre ;
• La combinaison de formats, imprimés ou en ligne, nécessaire pour garantir l’accessibilité, dans les cas où celle-ci est limitée par l’accès à l’Internet et l’éducation aux médias ; 
• Les mécanismes spécifiques ou canaux de communication par lesquels les parties prenantes peuvent fournir un retour d’information ou une contribution au plan de travail pendant sa mise en œuvre.  
• Le Groupe multipartite pourra envisager des formats et des plateformes alternatifs ou complémentaires pour le plan de travail, qui le rendent facile à utiliser, à suivre et à réviser. Cela peut impliquer l’utilisation de feuilles de calcul, de tableaux, de diagrammes de Gantt ou d’autres formats. 

Les Philippines: Publication des plans de travail et des matrices d’avancement en ligne

Le site Internet de l’ITIE-Philippines (PH-EITI) présente les plans de travail actuels et passés, ainsi que des matrices de progrès qui permettent de suivre la mise en œuvre des activités du plan de travail sur une base continue. Le plan de travail 2021 contient également une description narrative détaillée de la manière dont le plan de travail a été élaboré et recense également les questions que l’ITIE Philippines entend aborder, la raison d’être de ses objectifs, les activités planifiées et les liens entre le processus ITIE et les autres efforts de réforme.

Indonésie: Planification de l’engagement des parties prenantes

Le plan d’engagement des parties prenantes de l’Indonésie est conçu pour faciliter les efforts d’intégration du Groupe multipartite national. Ce plan est présenté comme « un document vivant [qui sera] périodiquement mis à jour pendant la mise en œuvre du projet afin de refléter tout ajustement effectué sur la base de facteurs contextuels changeants ou de nouvelles informations liés à l’engagement des parties prenantes ».

Le plan de travail est un document évolutif, qui doit être revu et mis à jour fréquemment pour en faire un outil de gestion utile, et pour ancrer sa légitimité et son utilité en tant qu’outil de responsabilisation des parties prenantes. 

1. Établir un calendrier de révision. Le plan de travail doit être revu et mis à jour chaque année conformément à l’Exigence 1.5 (f). De nombreux pays alignent également les nouveaux plans de travail sur les processus budgétaires. Quel que soit le cycle de planification, un plan de travail doit être révisé au moins une fois par an, et il est conseillé aux groupes multipartites d’envisager des mises à jour et des révisions plus régulières. Par exemple, le Groupe multipartite peut convenir de revoir rapidement le plan de travail au cours de chacune de ses réunions trimestrielles afin de faire le point sur les progrès accomplis.
   
   La révision du plan de travail est également essentielle en ce qu’elle permet d’y refléter les enseignements tirés et d’y intégrer des recommandations sur son amélioration présentées par l’Administrateur Indépendant ou les rapports de Validation. Il peut donc s’avérer utile d’actualiser le plan de travail après la publication du Rapport ITIE et la Validation.

Arménie : Rapports d’avancement trimestriels aux parties prenantes 

Le Groupe multipartite de l’ITIE Arménie prépare des rapports d’avancement trimestriels décrivant la mise en œuvre des activités prévues dans le plan de travail. Les parties prenantes consultées au cours du processus de Validation ont décrit ces rapports comme des outils utiles pour suivre les progrès et ajuster les activités si nécessaire.

2.    Envisager de développer un cadre de suivi, d’évaluation et de capitalisation des expériences. Les groupes multipartites souhaiteront peut-être développer un cadre plus régulier pour le suivi, l’évaluation et la capitalisation de la mise en œuvre du plan de travail ITIE. Disposer d’un tel cadre solide et spécifique peut aider les groupes multipartites à adapter les plans de travail et les activités pendant la mise en œuvre, améliorant ainsi les résultats de cette dernière et facilitant la communication de l’impact de l’ITIE. Un cadre de suivi, d’évaluation et de capitalisation solide peut également renforcer la crédibilité auprès des partenaires et donateurs nationaux et internationaux. 

Le développement d’un cadre de suivi, d’évaluation et de capitalisation peut demander relativement peu d’efforts si les plans de travail sont conceptualisés avec des liens forts entre les activités et les résultats, et s’ils incorporent des indicateurs mesurables et assortis de délais, comme décrit à l’étape 3. 

Directives pour le suivi et l’évaluation (S&E) de la mise en œuvre de l’ITIE 

L’agence de développement allemande GIZ a développé des directives pour compléter les notes d’orientation officielles de l’ITIE sur l’établissement de cadres de suivi et d’évaluation. Il offre une vue d’ensemble pratique de bon nombre des questions soulignées dans la présente note d’orientation, ainsi que des conseils pratiques, étape par étape, sur la manière de développer un cadre de suivi et d’évaluation, comme des mesures visant à établir un accord sur les définitions, les processus et la gestion des ressources, y compris des suggestions pour les ateliers et la collecte de données.

Sénégal: Intégration du suivi et de l’évaluation dans la planification des activités 

Le plan de travail 2021 du Sénégal prévoit la mise en place d’un processus de suivi et d’évaluation qui sera géré par une commission technique dédiée au renforcement des capacités et au suivi et à l’évaluation. Cela implique l’examen régulier des indicateurs de performance clés inclus dans le cadre logique du plan de travail, et l’utilisation de plusieurs outils pour suivre et rendre compte des progrès, notamment des indicateurs de tableau de bord, une matrice de suivi et d’évaluation, et la publication d’un rapport d’avancement deux fois par an. La commission est en outre mandatée pour consulter les parties prenantes au-delà du Groupe multipartite lors de l’évaluation et du rapport d’avancement, y compris la participation des parlementaires et des groupes de femmes. Le tout est planifié en fonction d’activités hebdomadaires, trimestrielles, semestrielles et annuelles.

Ukraine: Intégrer le S&E dans la planification des activités

Le plan de travail 2021 de l’Ukraine est présenté sous la forme d’un cadre logique. Il comprend des instructions pour les activités de suivi qui doivent être exécutées par le secrétariat national ou d’autres parties responsables tous les deux mois et précise que les progrès de la mise en œuvre seront discutés à chaque réunion du Groupe multipartite.

Le plan de travail s’appuie sur le cadre de suivi et d’évaluation de l’Ukraine, qui fait la distinction entre les activités d’évaluation axées sur les impacts et les résultats, et les activités de suivi axées sur les mêmes éléments. Le cadre comprend également un tableau permettant de suivre les progrès réalisés au fil du temps, illustré ci-dessous.

3. Consacrer du temps à une réflexion approfondie et inclusive. Que les plans de travail soient revus annuellement, plus régulièrement ou dans le cadre d’un processus structuré de suivi, d’évaluation et de capitalisation, les groupes multipartites et les secrétariats nationaux sont encouragés à convoquer un large éventail de parties prenantes et à allouer suffisamment de temps pour examiner et réfléchir à la manière dont le plan de travail a été mis en œuvre. Voici quelques questions utiles pour susciter la réflexion : 

• Quels résultats ont été atteints ?
• Quels résultats n’ont pas été atteints, et pourquoi ?
• Qu’est-ce qui aurait pu être fait différemment ?
• Les hypothèses étaient-elles correctes quant à la manière dont les activités allaient contribuer aux résultats spécifiques, aux objectifs du plan de travail et aux priorités nationales ?
• Qu’est-ce qui pourrait être fait différemment maintenant, et dans le prochain plan de travail ?
• Quelles sont les activités que nous reportons à l’année suivante ?
• Des résultats positifs ont-ils été obtenus qui n’étaient pas décrits dans le plan de travail ?

Les groupes multipartites et les secrétariats nationaux peuvent également souhaiter utiliser le modèle de résultats et d’impacts lors de la révision des plans de travail. Cela peut aider à préparer les processus de Validation et fournir un format utile pour structurer les processus de révision.

Pour s’assurer que l’examen du plan de travail alimente directement les processus ultérieurs de planification des activités, il peut être utile de produire des déclarations publiques ou des documents résumant le processus d’examen du plan de travail. Les groupes multipartites peuvent également envisager de publier régulièrement un cadre logique ou des feuilles de calcul produites au cours des processus de suivi, d’évaluation et de capitalisation. Le Secrétariat international de l’ITIE peut aider à faciliter un atelier de révision et de planification des plans de travail.

• ITIE (2021), « Modèles de collecte de données pour la Validation (depuis 2021) »
• ITIE (2021), Note d’orientation : Exigence ITIE 1.4 (groupes multipartites)
• ITIE (2016), Note d’orientation : Exigences ITIE 7.3, 7.4 et 1.5
• GIZ (2017), Guide pour le suivi et l’évaluation (S&E) de la mise en œuvre de l’ITIE
• Programme des Nations unies pour le développement (2015), Gender Responsive National Communications Toolkit