Termes de Référence : Comité de Gouvernance et de Supervision

À l’origine, le Comité de Gouvernance et de Supervision a été créé en tant que Comité de prise de décision lors de la première réunion du Conseil d’administration de l’ITIE à New York le 7 décembre 2006 ; le mandat initial de ce sous-groupe était de « poursuivre les travaux sur les procédures de vote ». Le nom du Comité a été changé en « Comité de Gouvernance » et son mandat a été élargi lors de la 3^e réunion du Conseil d’administration de l’ITIE en 2007. En 2010, le Conseil d’administration de l’ITIE a convenu que le Comité serait chargé « [a]u nom du Conseil d’administration de l’ITIE, [de] traiter de questions relatives à la gouvernance de l’Initiative, y compris les procédures de vote ».

En 2016, à la suite des conclusions de l’Examen de la gouvernance de 2015, qui notaient entre autres « la nécessité de se concentrer davantage sur la supervision et la coordination de l’organisation dans son ensemble », le Conseil d’administration de l’ITIE a élargi le champ d’action du Comité pour inclure un rôle de supervision et le Comité est devenu le «Comité de Gouvernance et de Supervision ». En 2020, le Conseil d’administration de l’ITIE a approuvé la fusion du Comité de Gouvernance et de Supervision et du Comité d’Audit, ajoutant ainsi de nouvelles fonctions de surveillance.

Le mandat évolutif du Comité s’est concentré sur l’élaboration, l’amélioration et la supervision des principaux documents de gouvernance de l’ITIE – notamment les Statuts de l’Association ITIE, le Code de conduite, le Manuel et les politiques du Conseil d’administration – ainsi que sur l’examen des directives destinées aux collèges, des Termes de Référence des comités, des plans de travail et des budgets du Secrétariat international de l’ITIE et des comptes audités. Le Comité soutient également la supervision exercée par le Conseil d’administration et le Secrétariat international de l’ITIE, traite des questions de gouvernance concernant les réunions de l’ITIE et assume certaines fonctions de gestion des risques, telles que l’examen de la façon dont l’ITIE répond aux préoccupations et, parfois, la réponse à ces préoccupations.

Au nom du Conseil d’administration de l’ITIE, et avec l’appui du Secrétariat international de l’ITIE, le Comité de Gouvernance et de Supervision examine et cherche à élaborer des recommandations visant à améliorer la gouvernance et la supervision de l’ITIE, notamment en ce qui concerne :

1. Les procédures décisionnelles lors des réunions du Conseil d’administration et par le biais de circulaires du Conseil d’administration.
2. Les chaînes de responsabilités et la supervision par le Conseil d’administration. Cela peut comprendre tout changement jugé nécessaire aux directives en matière de procédure intéressant le/la Président(e) du Conseil d’administration de l’ITIE et le/la Directeur(ice) exécutif(ve), y compris leurs Termes de Référence ou leur politique de recrutement et de rémunération.
3. Le soutien à la supervision et à la direction exercées par le/la Président(e) du Conseil d’administration de l’ITIE à l’égard des travaux du Secrétariat international de l’ITIE conformément à l’article 12(1)(g) « [le Conseil d’administration] supervis[e] et dirig[e] (par l’intermédiaire du/de la Président(e) de l’ITIE) le travail du Secrétariat international de l’ITIE ».
4. L’examen des plans de travail et des budgets du Secrétariat international de l’ITIE en coopération avec le Comité des Finances, préalablement à leur soumission au Conseil d’administration de l’ITIE.
5. Le respect des Statuts de l’Association ITIE et toutes modifications des Statuts de l’Association ITIE.
6. Les questions de gouvernance concernant les réunions des Membres, les réunions du Conseil d’administration et les comités du Conseil d’administration. Il s’agit notamment de s’assurer que les procédures sont bien comprises et observées, et également de donner suite aux préoccupations spécifiques des parties prenantes.
7. La gestion des risques, y compris la poursuite de l’examen de la façon dont l’ITIE répond aux préoccupations, l’évaluation de son efficacité et de son champ d’application, ainsi que la proposition d’améliorations au Conseil d’administration de l’ITIE en fonction des besoins.
8. La cohérence et la pertinence générales des structures de gouvernance de l’ITIE, y compris en procédant à un examen annuel des Termes de Référence des comités du Conseil d’administration pour s’assurer que les rôles et responsabilités restent appropriés et en adéquation avec leurs missions.
9. Les directives s’appliquant aux collèges, y compris leur mise à jour régulière et leur suivi d’une manière cadrant avec l’esprit multipartite de l’ITIE. Ces directives consistent également à encourager le respect des règles des collèges concernant le statut de leurs représentants au Conseil d’administration ainsi que les vacances à pourvoir à celui-ci.
10. Le Code de conduite, y compris la vérification annuelle du respect des procédures d’approbation et la formulation de toute recommandation tendant à améliorer le Code de conduite.
11. L’examen annuel du Manuel du Conseil d’administration.
12. La politique de l’ITIE en matière d’indemnités journalières, y compris toutes recommandations visant à améliorer cette politique.
13. La performance, y compris l’examen annuel de la conduite et des auto-évaluations de la performance des membres du Conseil d’administration, ainsi que les procédures d’intégration de nouveaux membres du Conseil d’administration et leur suivi.
14. La responsabilité des membres du Conseil d’administration.
15. La présentation des comptes audités de la gestion internationale de l’ITIE au Conseil d’administration de l’ITIE avec une recommandation d’approbation. À cette fin, il est suggéré que le Comité organise au moins une téléconférence par an avec l’auditeur de l’ITIE.

Le Comité de Gouvernance et de Supervision a été établi par la Circulaire du Conseil d’administration n^o 339. La liste des membres se trouve sur cette page web.

Le Comité applique la politique de l’ITIE relative aux observateurs des Comités de l’ITIE adoptée en décembre 2022. Les parties prenantes qui souhaitent participer en tant qu’observateurs aux réunions du comité trouveront des informations relatives aux réunions à venir sur le site Internet de l'ITIE.

Le Comité applique également la politique du Conseil d’administration de l’ITIE relative aux conditions de quorum des comités, définie lors de la 18^e réunion du Conseil d'administration de l'ITIE à Djakarta en 2011 et réaffirmée en 2014, à savoir :

Pour que le quorum puisse être considéré comme atteint lors d’une réunion, chaque collège doit être représenté par au moins une personne, et au moins une personne représentant les pays de mise en œuvre doit y participer. Si le quorum n’est pas atteint, les décisions peuvent être adoptées par correspondance sur le principe de non-objection après la diffusion du procès-verbal de la réunion. Tout membre du Comité peut demander la levée d’une réunion ne réunissant pas le quorum requis. En l’absence d’un membre du Comité, un collègue ou un membre du Conseil d’administration issu du même collège peut transmettre la position dudit membre absent.

Le Comité sera appuyé par le Secrétariat international de l’ITIE pour la réalisation de ses Termes de Référence. Cet appui se traduira par l’élaboration de l’ordre du jour, des documents et des procès-verbaux à l’attention du Comité. Les documents seront régulièrement mis à disposition sur les pages du site intranet du Conseil d’administration de l’ITIE consacrées au Comité de Gouvernance et de Supervision.

Le Comité applique les « bonnes pratiques pour les conférences des comités » avalisées par le Conseil d’administration et disponibles aux pages 13 et 14 du Manuel du Conseil d’administration de l’ITIE, notamment celles se rapportant aux échéances de soumission des documents et à la responsabilité individuelle des membres des comités.

Le Comité applique la politique d’ouverture de l’ITIE. Les membres du Comité doivent évaluer avec prudence l’opportunité de diffuser les documents de travail internes du Comité, qui ne sont pas considérés comme des documents publics au sens de la disposition 4 de la politique d’ouverture de l’ITIE.

Il est attendu des membres du Comité de Gouvernance et de Supervision qu’ils prennent connaissance du Code de conduite de l’Association ITIE et qu’ils le respectent.