La conception de bases de données relationnelles

Dans la section consacrée aux concepts clés, cette note d’orientation présente le concept de la propriété effective et les caractéristiques de la Norme sur les données concernant la propriété effective (BODS). Elle explique la manière dont le modèle de données permet de refléter ces caractéristiques dans les données. Ces sections fournissent des informations contextuelles à prendre en compte par les utilisateurs lors de l’élaboration d’une base de données sur la propriété effective.

La section portant sur les flux d’informations présente les hypothèses émises au sujet de l’architecture du système de haut niveau dans laquelle se trouve une base de données sur la propriété effective et la manière dont les données provenant d’une entreprise déclarante sont acheminées à travers ce système en vue d’être publiées.

La section sur la collecte des données contient les meilleures pratiques en matière de collecte de données sur la propriété effective. Enfin, une structure de base de données relationnelles potentielle est fournie aux fins de la collecte et du stockage des données sur la propriété effective, de manière à soutenir la publication de données de qualité conformes à la BODS.

Des ressources clés sont incluses à la fin de cette note pour faciliter des recherches complémentaires.

Cette note d’orientation fournit des conseils techniques sur les aspects à prendre en compte lors de la conception d’une base de données relationnelles dans le cadre de l’établissement d’un système destiné à contenir des informations sur la propriété effective. Elle se focalise en particulier sur les exigences de publication des données dans le respect de la Norme sur les données concernant la propriété effective (BODS). La plupart de ces recommandations peuvent également s’appliquer dans la création d’un système visant à recueillir les déclarations de propriété effective et à établir des dossiers vérifiables.

Cette note s’adresse aux professionnels techniques, en particulier ceux qui travaillent à la conception de bases de données et à l’architecture technologique de registres d’entreprises et/ou sectoriels qui seront publiés conformément à la BODS.

Le Guide de mise en oeuvre d’Open Ownership (OO) contient les meilleures pratiques en matière de mise en oeuvre de la transparence de la propriété effective, y compris la conception du système. Les Principes d’Open Ownership (Principes d’OO) constituent un cadre connu pour assurer une divulgation efficace de la propriété effective.

Cette note est destinée au programme « Opening Extractives » – un programme mondial ambitieux visant à transformer la disponibilité et l’utilisation des données sur la propriété effective à l’appui d’une gouvernance efficace du secteur extractif.

Le programme allie un engagement politique et technique en soutien aux pays qui mettent en oeuvre des réformes concernant la propriété effective ainsi qu’à l’utilisation des données par les gouvernements, la société civile et les entreprises. Les constatations et les éléments probants du programme seront communiqués à l’échelle mondiale, en tirant parti des outils développés et des connaissances acquises pour en élargir l’impact au-delà des pays cibles.

a) Qu’est-ce que la propriété effective ?

Un bénéficiaire effectif est une personne physique qui peut se trouver à l’extrémité d’une chaîne de propriété et qui bénéficie de l’existence d’une entreprise. Souvent, il n’y a qu’un seul lien entre un bénéficiaire effectif et une entreprise, mais parfois, la propriété peut comporter de longues chaînes complexes d’entités juridiques multiples.

Les structures de propriété et de contrôle peuvent être complexes

Des personnes physiques peuvent bénéficier des activités d’une entreprise au travers de leur propriété ou en exerçant une autre forme de contrôle. Il n’est pas rare que des personnes physiques détiennent un mélange de participations dans une entreprise qui, cumulées, font de ces personnes des bénéficiaires effectifs.

La propriété effective diffère de la propriété légale. Des entreprises peuvent posséder ou contrôler d’autres entreprises – on les appelle des « personnes morales ». Traditionnellement, la transparence de la propriété effective d’une entreprise se concentrait sur la propriété légale ou sur le niveau de propriété immédiatement au-dessus d’une entreprise.

La propriété et le contrôle d’une entreprise peuvent évoluer dans le temps. De nombreuses raisons peuvent expliquer les avantages pour des parties prenantes de connaître les prises de participations et de contrôle d’une entreprise à un moment donné dans le passé.

La propriété effective est internationale. Il est difficile de brosser un tableau complet de la propriété d’une entreprise dont les structures organisationnelles sont complexes et s’étendent sur plusieurs juridictions. Le Manuel de divulgation de la propriété effective examine ces aspects ainsi que leur impact possible sur le volume d’informations divulguées dans un registre

Certaines entreprises peuvent avoir des raisons légitimes de ne pas pouvoir de déclarer tous leurs bénéficiaires effectifs. L’un des Principes d’OO stipule que « les données doivent être collationnées dans un registre central », mais il y a des nuances relativement aux données à publier. Ce point est examiné dans le document d’informations d’OO sur l’accessibilité publique.

Le document Beneficial ownership in law: Definitions and thresholds (La propriété effective et la loi: définitions et seuils) propose des définitions et des explications concernant un grand nombre de termes liés à la propriété effective, qui sont utilisés dans l’ensemble de ce document.

b) La Norme sur les données concernant la propriété effective (BODS)

La Norme sur les données concernant la propriété effective (BODS) fournit un format de données structurées ainsi que des orientations au sujet de la collecte, du partage et de l’utilisation des données sur la propriété effective. Les données conformes à la BODS étant présentées à l’aide de la notation des objets du langage JavaScript (JSON), elles conviennent tant pour une publication en ligne sous forme de données ouvertes que pour un transfert entre plusieurs systèmes dans un format d’échange de données.

Certaines des principales caractéristiques de la BODS sont présentées en détail ci-dessous :

i) Structure de données basée sur la déclaration

Le but d’une déclaration de propriété effective est de soutenir l’établissement du lien qui existe entre des entités et leurs bénéficiaires effectifs en dernière analyse et d’élaborer progressivement un dossier vérifiable sur la propriété effective.

La BODS comporte trois principaux niveaux d’objets JSON. Il s’agit de :

• la déclaration de propriété ou de contrôle ;
• la déclaration d’entité ; 
• la déclaration de personne physique.

La BODS les utilise dans des déclarations associées pour indiquer le lien de propriété ou de contrôle existant entre une personne physique ou une entité et une autre entité. L’établissement de liens entre les déclarations permet de mieux comprendre les chaînes de propriété dans les cas où la propriété effective est indirecte.

ii) Différentes catégories de propriété et de contrôle

Une déclaration de propriété effective doit pouvoir décrire les nombreux mécanismes par lesquels la propriété et le contrôle d’une entité peuvent être exercés.

La BODS contient une liste de codes de types de participations permettant d’organiser les codes recommandés et des descriptions explicatives. Des travaux sont en cours afin d’ajouter de nouveaux codes à cette liste, en soutien à cette exigence.

iii) Vérifiabilité

Une série de déclarations de propriété effective doit contenir une piste d’audit reproduisible des changements effectués dans le temps. Pour y parvenir, les déclarations publiées conformément à la BODS doivent être traitées comme un grand livre de comptes en lecture seule, tandis que de nouvelles déclarations sont publiées pour modifier les données contenues dans des déclarations plus anciennes et sont annexées au grand livre de comptes

En soutien à la vérifiabilité, l’une des principales exigences d’une base de données sur la propriété effective est qu’elle puisse produire un ensemble de déclarations qui décrivent la propriété effective d’une entité à tout moment dans le présent ou dans le passé. Il s’agit alors de dupliquer certaines données centrales, ce qui nécessite ensuite un stockage de données plus important.

iv) Identificateurs

Une déclaration de propriété effective doit utiliser des identificateurs pour identifier une déclaration de personne physique, d’entité ou de propriété ou de contrôle unique. Dans l’idéal, chaque individu ou entité doit, en conséquence, être identifié(e) par un identificateur unique, quel que soit le schéma d’identification.

Identificateurs de déclaration

Des conseils sur la création de déclarations d’entité, de personne physique et de propriété ou de contrôle figurent dans la documentation de la BODS. Il est impératif que deux déclarations différentes N’AIENT JAMAIS le même identificateur et, une fois qu’un identificateur est attribué à une déclaration, il NE DOIT PAS changer.

Identificateurs uniques du monde réel

Des orientations techniques sur les meilleures pratiques en matière d’identificateurs du monde réel sont présentées dans la documentation de la BODS. En particulier, il convient de noter ce qui suit :

• les identificateurs d’entités comprennent le schéma et l’identificateur sous forme de champs distincts ;
• les identificateurs de personnes physiques comprennent également le schéma et l’identificateur sous forme de champs distincts, mais il se peut qu’ils soient conservés en interne, éventuellement sous forme cryptée, et qu’ils ne soient pas publiés.

v) Exemptions et autres informations manquantes

Quand des entreprises ne sont pas en mesure de déclarer des informations sur leur propriété effective, il convient de clarifier les raisons qui les en empêchent.

Les déclarations d’entités (unspecifiedEntityDetails) et de personnes physiques (unspecifiedPersonDetails) contiennent des objets pour déclarer les informations manquantes. Ces objets comprennent une valeur provenant de la liste de codes « UnspecifiedReason » et une autre valeur avec une description textuelle correspondant aux informations justificatives éventuelles.

Les orientations contenues dans ce document présument qu’un flux d’informations est tel que décrit dans le schéma du système ci-dessous.

Les déclarations individuelles de la propriété effective sont soumises au nom d’entités. Elles peuvent se présenter sur papier ou sous forme électronique. Ces données sont saisies dans une base de données centrale qui peut publier des dossiers sur la propriété effective conformes au schéma de la BODS.a.

Certaines bonnes pratiques en matière de conception de formulaire contribuent à assurer que des données de bonne qualité sont fournies dans les déclarations de la propriété effective des entités.

Au stade de la collecte des données, une série de déclarations sont faites à propos d’une entité et des relations de propriété ou de contrôle qui relient l’entité à des personnes physiques et/ou à d’autres entités. Les formulaires sur la propriété effective qui sont utilisés pour recueillir ces données, qu’ils se présentent sur papier ou qu’ils soient publiés en ligne, doivent être remplis par une personne désignée ou autorisée par une entreprise déclarante.

Ainsi que le montre la figure 1, ces données peuvent être saisies directement sur un formulaire électronique ou indirectement en remplissant un formulaire sur papier. Examinez les facteurs suivants lors de la conception d’une méthodologie de collecte de données :

a) Déclarations initiales et mises à jour

Il convient de tenir compte des déclarations initiales et des mises à jour – appelées « déclarations mises à jour ».

Une déclaration mise à jour pourrait utiliser des champs préremplis provenant d’une déclaration antérieure, où la personne qui effectue la déclaration a la possibilité de les mettre à jour. Ceci permet de réduire les erreurs et les duplications. Il est également essentiel de documenter comment et quand un changement de propriété effective survient afin de pouvoir publier les déclarations conformes à la BODS qui remontent à n’importe quel moment dans le passé.

b) Clarté au sujet de ce qui est déclaré

La personne qui soumet la déclaration doit toujours savoir clairement et précisément quelles informations faisant l’objet de sa déclaration sont vraies. Cet aspect est particulièrement important dans les cas de mises à jour et de corrections partielles.

Par exemple, une personne peut devoir mettre à jour le nom d’un bénéficiaire effectif. Lorsqu’elle soumet cette information à jour, déclare-t-elle également :

• Que toutes les informations sur le bénéficiaire effectif sont exactes ? ou
• Que les informations sur la propriété effective sont encore exactes ? ou
• Uniquement que le nom du bénéficiaire effectif est maintenant exact ?

L’interface doit faire en sorte que la personne procédant à la déclaration connaisse clairement les limites de ce qui est déclaré comme vrai.

Ces limites doivent ensuite être respectées et maintenues lorsque le système traite et stocke les informations. Au final, seules les informations activement déclarées comme vraies au moment de leur soumission seront représentées sous forme de nouvelles déclarations dans le système.

Cette clarté est importante, tant du point de vue de l’intégrité des données que sur le plan juridique

c) Éviter les duplications

Dans un système idéal de base de données sur la propriété effective, quand une déclaration est faite à propos d’une personne physique, certains processus devraient contrôler l’existence d’un dossier concernant cette personne dans le système.

S’il existe effectivement, ce dossier doit être présenté dans l’interface ou être imprimé sur le formulaire afin que le déclarant puisse mettre à jour les informations suite au changement de la propriété effective de l’entité.

Les identificateurs du monde réel et les contrôles croisés avec des formulaires d’identification personnelle sont deux méthodes qui pourraient être utilisées pour éviter des duplications de données de dossiers de personnes.

d) Conception du formulaire

Des formulaires bien conçus facilitent autant que possible la tâche des personnes qui sont chargées de les remplir, de manière à obtenir des informations exactes et claires. Cela permet ainsi de réduire le nombre d’erreurs involontaires. La soumission d’informations plus précises devient plus simple et, à l’inverse, il est plus difficile de faire passer des informations délibérément fausses pour des erreurs.

Le document Beneficial ownership declaration forms: Guide for regulators and designers (Formulaires de déclarations de la propriété effective : guide à l’intention des autorités de réglementation et des concepteurs) présente un certain nombre d’aspects à prendre en compte pour l’élaboration d’un formulaire, ainsi qu’un exemple de remplissage de formulaire qui permet d’aborder ces questions. Nous recommandons que toute personne chargée d’élaborer une base de données sur la propriété effective consulte ce guide.

Pour des raisons de confidentialité, les données saisies par la personne qui soumet la déclaration ne sont pas toujours publiées dans des déclarations conformes à la BODS et, dans ce cas, le formulaire devrait le lui préciser..

Dans la mesure du possible, utilisez des méthodes de collecte de données qui recueillent des données structurées, ainsi que le décrit la section suivante

e) Collecte de données structurées

Des listes déroulantes, des cases à cocher et des cases d’options sont toutes autant d’exemples de méthodes de collecte de données structurées

La BODS spécifie un certain nombre de ses propres listes de codes et utilise des listes de codes standardisées. Si la personne procédant à la déclaration dispose de méthodes de collecte de données fermées pour ces champs, cela améliorera l’exactitude des données qui sont recueillies. Compte tenu de la nature non structurée des données recueillies avec cette méthode, la saisie de texte libre n’est pas recommandée

Exemple de liste de codes de la BODS

La liste de codes interestLevel contient les valeurs « direct », « indirect » et « unknown » (inconnu). Un formulaire en ligne pourrait comprendre une case d’option ou un cadre déroulant pour recueillir l’une de ces valeurs.

Exemple de liste de codes standardisée

La BODS spécifie que les pays doivent être identifiés par leurs codes ISO à 2 lettres. Un formulaire en ligne devrait appliquer un menu déroulant utilisant des noms courts de la liste ISO et remplir la base de données avec le code à 2 lettres.

f) Recherches de données

La possibilité de rechercher des personnes ou des entités dépend des systèmes et de la législation à l’échelle locale. Il est peut-être possible d’effectuer des contrôles locaux sur des entités et des personnes quand elles sont divulguées dans une déclaration d’entreprise.

Ces contrôles locaux pourraient être réalisés dans le registre de propriété effective lui-même ou dans d’autres systèmes internes du gouvernement. Dans la mesure du possible, il convient d’effectuer ces contrôles locaux. Quelques exemples sont présentés ci-dessous.

Individus (personnes physiques)

Dans certaines juridictions, des numéros d’identité nationale sont utilisés et il se peut qu’un registre des bénéficiaires effectifs y ait accès. Il est peut-être possible de demander à la personne soumettant une déclaration de saisir un numéro d’identité nationale, puis de confirmer que les détails de la personne physique sont exacts.

Entreprises (entités)

Un registre des bénéficiaires effectifs peut être une prolongation d’un registre des entreprises, ce qui devrait permettre de rechercher des entités enregistrées dans un pays. Il est peut-être possible de demander à la personne soumettant une déclaration de saisir un numéro d’entreprise, puis de contrôler les détails connexes de l’entreprise.

g) Vérification de données en dehors de la juridiction d’un registre

La vérification des détails de personnes ou d’entités qui sont basées hors de la juridiction du registre est plus complexe. OO recommande d’adopter une approche fondée sur le risque, où le choix de méthodes de vérification adaptées implique une comparaison entre le risque que des données erronées soient saisies et l’effort de contrôler les vérifications.

OO a publié une note de politique sur les meilleures pratiques en matière de vérification. Il est recommandé que toute personne chargée d’élaborer une base de données sur la propriété effective consulte ce guide. De plus, un ticket concernant les caractéristiques sur Github résume les dernières réflexions d’OO au sujet de la vérification dans la BODS

h) Amélioration continue

Du temps et des ressources devraient être consacrés à l’amélioration de la collecte des données, sur la base d’une analyse de la qualité des données qui sont saisies dans le registre. Il s’agit par exemple d’identifier les erreurs courantes dans la saisie de données et de reconcevoir la ou les section(s) du ou des formulaire(s) où ces erreurs sont présentes.

Ci-dessous figure un schéma des relations d’entités dans la structure qu’une base de données sur la propriété effective pourrait avoir. Il ne présente aucun détail sur l’ensemble des champs pour lesquels des données devraient être recueillies.

Par exemple, le tableau « déclaration » contient les champs « personne », « entité » et « relation », qui sont des espaces réservés. Par conséquent, ce tableau est représentatif de la structure globale, mais il ne constitue pas un modèle complet qui pourrait être utilisé pour mettre en œuvre un registre de bénéficiaires effectifs.

a) Tableaux

i) Tableau de déclaration

Un tableau où la déclaration de la propriété effective est stockée devrait être en place. Ce tableau de déclaration sert de journal d’audit des déclarations des entreprises. Il doit :

• Contenir autant de données brutes saisies par les utilisateurs que possible
  Il est important de s’assurer qu’aucune donnée n’est perdue lors de la collecte. Ceci permet de veiller à ce que le traitement de ces données puisse être répliqué, selon les besoins.
• Collecter des informations de la meilleure qualité possible dont dispose la personne effectuant la déclaration et portant sur les individus, les entités et les relations qui sont connus
  Collectez autant d’informations destinées à des champs de données structurées que possible – par exemple, des recherches de listes de codes. Si la collecte se déroule en ligne, le système devrait tenter de limiter les recherches aux individus, entités et listes de codes qui sont connus, ainsi que l’illustre la section sur la collecte de données ci-dessus.
• Être stocké sous forme de journal, en s’assurant qu’un nouveau dossier est créé pour chaque déclaration
  Ajoutez une nouvelle ligne pour chaque déclaration avec une date associée à chaque saisie. Les déclarations ne devraient pas faire l’objet de MISES À JOUR. Par exemple, même si la seule différence est la date de la déclaration (comme pour un rendement annuel en l’absence de changement de propriété ou de contrôle d’entreprise), il faut ajouter une nouvelle ligne.

ii) Tableaux des déclarations

Les données des déclarations doivent être traitées dans des tableaux de déclarations pour les personnes physiques, les entités et les relations. Ces tableaux doivent :

• Représenter l’ensemble de l’historique (tous les changements) de la personne physique, de l’entité ou de la relation
  Si une déclaration diffère d’une déclaration antérieure, une nouvelle ligne doit être ajoutée au tableau concerné. Cela peut inclure des déclarations de confirmation où seuls l’identificateur et la date de la déclaration diffèrent dans les juridictions où la loi impose de telles confirmations.
  
  Par exemple, si la participation d’une personne physique augmente, il faut ajouter une nouvelle ligne contenant cette information à jour dans le tableau « Relation ».
   
• Ne créer de nouvelles saisies qu’en cas de changement par rapport à la dernière déclaration
  Il devrait y avoir moins de duplications que dans les tableaux de déclarations et de nouvelles déclarations ne doivent être créées que si un changement est survenu.
  
  Par exemple, dans la situation de changement de niveau de participation décrite ci-dessus, il est inutile de mettre à jour le tableau « Personne physique » ou « Entité », à moins que les informations qu’il contient aient également changé.
   
• Générer des déclarations conformes à la BODS
  Ces tableaux doivent contenir les données traitées provenant de la déclaration qui sont ensuite utilisées pour remplir les déclarations conformes à la BODS. Il devrait y avoir une cartographie directe entre ces tableaux de bases de données internes et les objets des principaux niveaux dans le schéma de la BODS.
  
  Par exemple, le(s) tableau(x) « Personne physique » dans une base de données sur la propriété effective devrai(en)t permettre de publier tous les champs dans une déclaration de personne physique conforme à la BODS. Une matrice dans la BODS indique l’existence d’une ou d’un grand nombre de relations que la base de données pourrait mettre en œuvre en utilisant une structure de tableau parent-enfant.

• Contenir des lignes dont les valeurs sont rarement modifiées
  Tous les champs qui seront publiés conformément à la BODS doivent rester inchangés une fois que la ligne contenant leurs valeurs a été créée, mais certains champs liés au traitement des données pourraient être mis à jour – par exemple :
  • des liens vers des lignes de déclarations antérieures pour indiquer que cette ligne remplace la déclaration précédente;
  • les plages de dates indiquant la période d’application des informations.

• Être pleinement reproduisibles à partir des déclarations
  Ces tableaux doivent pouvoir être reproduits à partir des informations contenues dans les tableaux de déclarations pour tous les champs, en dehors des identificateurs générés par le système.

• Contenir l’identificateur de déclaration qui a produit ces déclarations
  Le système devrait publier l’identificateur de déclaration dans chacune des lignes qui représentent potentiellement plusieurs changements dans plusieurs tableaux. En d’autres termes, il est possible de suivre toutes les mises à jour jusqu’à la déclaration d’origine, en soutien à l’utilisation des données.

iii) Tableaux actuels

Le système devrait traiter les données de déclarations pour générer des tableaux de personne physique, d’entité et de relation qui se réfèrent aux informations courantes les mieux connues. Cela permet de publier des instantanés des informations courantes et à jour sur la propriété effective. Ces tableaux doivent :

• Contenir un « identificateur » unique pour chaque personne dans les déclarations de chaque entité.
  Il est ainsi possible de consigner et de rendre compte d’un historique des changements relativement à chaque personne et à sa relation avec cette entité. Cela vient s’ajouter à tous les identificateurs éventuellement générés en externe, y compris un numéro d’identification nationale (personne) ou un numéro d’entreprise (entité).

• Contenir un « identificateur » unique pour chaque personne ou relation dans les déclarations de la base de données.
  Cela promeut la compréhension du cas quand une personne physique est le bénéficiaire effectif de plusieurs entités. Ces identificateurs peuvent être générés en interne ou en externe, y compris un numéro d’identification nationale (personne) ou un numéro d’entreprise (entité).

• Fournir un lien vers le dossier de déclarations le plus à jour
  Cela permet de consigner et de rendre compte du statut courant de chaque personne, entité et relation.

• Être reproduisibles à partir des tableaux de déclarations
  Ce tableau doit présenter des informations actuelles et que l’on peut, si nécessaire, calculer à partir des tableaux de déclarations, en dehors des champs « Identificateur ».

b) Champs

Cette section présente les principaux champs dans la déclaration et les tableaux courants d’une base de données sur la propriété effective. Elle n’est pas destinée à couvrir chaque champ contenu dans la base de données.

i)  Champs de personne physique

Ces champs devraient se trouver dans les tableaux de déclaration, avec les tableaux de personnes physiques et de déclarations de personnes physiques.

• Références aux identificateurs de personnes
  Pour identifier une personne de manière unique, à la fois en interne et globalement dans le cadre d’une publication conforme à la BODS, il devrait y avoir une référence à un ou plusieurs identificateur(s). Il convient d’envisager d’utiliser des identificateurs de base de données interne, des identificateurs de déclarations conformes à la BODS et des identificateurs du monde réel.
  
  Il peut être possible d’établir des identificateurs de déclarations conformes à la BODS à partir d’identificateurs de base de données interne. Voir les Stratégies en matière de création d’identificateurs dans la documentation de la BODS.
  Les trois formes d’identificateurs du monde réel que la BODS prend en charge sont un numéro d’identification nationale, un numéro de passeport ou un identifiant fiscal. La vérification de l’identificateur d’une personne permet d’éviter des doublons dans les données sur les personnes figurant dans la base de données sur la propriété effective.
  
  Le déclarant peut saisir ces informations dans le cadre d’une recherche qui contrôle la validité de ces détails d’identification selon la base de données concernée. À ce stade, ces informations pourraient être cryptées ou masquées des utilisateurs de la base de données par le biais de contrôles d’accès, par souci de conformité à toute exigence de confidentialité en vigueur dans la juridiction concernée.
  
  Lors d’une publication conforme à la BODS, un identificateur du monde réel n’est pas un champ obligatoire, et il ne devrait pas être publié, à moins que des dispositions juridiques ne l’imposent. L’identificateur de déclaration de personne physique doit être publié, et il peut être utilisé pour attribuer un identificateur unique à une personne.

• Champs de statut
  Ces champs indiquent le statut courant des informations sur une entité, une personne ou une relation (telles qu’elles sont soumises par une entité donnée). Les tableaux de déclarations ne contiennent pas nécessairement des champs de statut : ceux-ci peuvent provenir des tableaux de déclarations et courants.
  
  Au minimum, les valeurs de statut doivent comprendre l’équivalent de déclarations « nouvelles », « mises à jour » et « fermées » soumises dans le temps au sujet d’une entité, d’une personne ou d’une relation, et elles forment une série. La première déclaration de la série aurait pour statut « nouvelle » et la dernière « fermée ». Toutes les autres déclarations de la série auraient le statut « mise à jour ».

• Informations sur le nom et l’adresse
  Lors de la collecte d’adresses, il convient de tenir compte de la nature internationale de la propriété effective.
  
  Par exemple, s’il est possible que des adresses se trouvent hors de la juridiction de la base de données, le système ne doit pas appliquer des formats locaux pour le code postal.

ii) Champs d’entité

Ces champs devraient se trouver dans les tableaux de déclarations, avec les tableaux d’entités et de déclarations d’entités.

• Identificateur d’organisation
  Utilise de préférence un identificateur d'org-id en conjonction avec un identificateur de registre unique.

• Champs de statut
  Ces champs indiquent le statut courant des informations sur une entité et peuvent simplement contenir « nouvelles », « mises à jour » et « fermées».

iii) Champs de relation

Ces champs devraient se trouver dans les tableaux de déclarations, avec les tableaux de relations et de déclarations de relations.

• Liens vers les tableaux de personnes physiques et d’entités
  Le tableau de déclaration de relation devrait également être relié aux tableaux de déclarations de personnes physiques et de déclarations d’entités.

• Informations connues sur la propriété effective
  Par exemple, participation, propriété directe ou indirecte

• Équivalent de la déclaration de propriété ou de contrôle dans la BODS
  Ces champs doivent recueillir tous les détails des informations fournies sur la prise de participation ou de contrôle. Il devrait être possible de publier ces informations sous forme de déclarations de propriété ou de contrôle dans la BODS.

• Champs de statut
  Ces champs indiquent le statut courant de ces informations et peuvent simplement contenir « nouvelles » « mises à jour » et « fermées ».

En 2021, la Lettonie et l’Arménie sont devenues les premiers pays à publier des données sur la propriété effective dans le respect de la Norme sur les données concernant la propriété effective (BODS).

Mettant initialement l’accent sur les entreprises extractives, l’Arménie a commencé à publier des données sur la propriété effective conformément à la BODS, au travers de son registre des entreprises (voir cet exemple et la liste de l’ITIE Arménie présentant les entreprises minières et leurs déclarations). À partir du début de l’année 2022, le pays étendra ces mesures de transparence de la propriété effective aux entreprises actives dans les médias et dans d’autres secteurs.

Le registre arménien utilise également le système de visualisation de la propriété effective pour générer des représentations visuelles simples à comprendre des structures de propriété effective des entreprises dont les déclarations sont conformes à la BODS.

La Lettonie applique actuellement la BODS à l’ensemble de son économie, avec des données publiées par le Registre des entreprises de la République de Lettonie. En janvier 2021, les autorités lettoniennes ont initialement publié environ 113 000 déclarations de propriété effective dans le format de notation des objets du langage JavaScript (JSON), et d’autres publications sont prévues prochainement. Les données publiées sont accessibles à tous, en vertu de la licence universelle CC0 1.0 de transfert dans le domaine public.

• Documentation de la Norme sur les données concernant la propriété effective
• Beneficial ownership declaration forms: Guide for regulators and designers (Formulaires de déclaration de la propriété effective : guide à l’intention des autorités de réglementation et des concepteurs)
• Beneficial ownership disclosure workbook (Manuel de divulgation de la propriété effective)
• Beneficial ownership in law: definitions and thresholds (La propriété effective et la loi : définitions et seuils)
• Beneficial ownership transparency implementation guide (Guide de mise en œuvre de la transparence de la propriété effective)
• BODS Feature Tracker (dispositif de suivi des caractéristiques de la BODS)
• Making central beneficial ownership registers public (Rendre publics les principaux registres des bénéficiaires effectifs)
• org-id: an international reference library of organisation identifiers (org-id : une bibliothèque de références internationales d’identificateurs d’organisations)
• The Open Ownership Principles (Les Principes d’Open Ownership)
• Verification of beneficial ownership data (Vérification des données sur la propriété effective)